Yrityksissä hyödynnetään dataa, raportteja ja tilastoja strategisen suunnittelun ja johtamisen tukena. Datan avulla yrityksissä voidaan tehdä parempia päätöksiä ja tunnistaa poikkeamat, trendit tai pullonkaulat nopeasti.
Dataa hyödynnetään päivittäisjohtamisen tukena vielä melko vähän suomalaisissa pk-yrityksissä. Useimmiten liiketoimintatieto on pirstaloitunutta, tai läpinäkyvyyttä ajantasaisiin lukuihin ei ole. Tässä artikkelissa BI-asiantuntijamme Heidi Kemppainen kertoo, miten liiketoimintatieto tuodaan päivittäisjohtamisen tueksi.
Päivittäisjohtamisen haasteet johtuvat ajantasaisen datan puutteesta
Operatiivisen toiminnan johtaminen vaatii taustalleen luotettavaa ja helposti ymmärrettävää dataa. Suomalaisissa yrityksissä päivittäisjohtamisen tueksi vaadittava data on usein jo olemassa, mutta se on pirstaloitunut eri liiketoiminnan järjestelmiin vaikeasti luettavassa ja tulkittavassa muodossa.
Tiedon avulla yrityksissä voitaisiin reagoida ketterämmin muuttuviin tilanteisiin. Datan hyödyntäminen varmistaa onnistumisen, sillä työtä ei tarvitse tehdä tai johtaa sokkona. Ajantasaisen tiedon avulla esimerkiksi tuotantojohtaja voisi varmistaa tuotannon kapasiteetin tai ennakoida pullonkaulat.
Mitä hyötyä datasta on päivittäisjohtamisessa?
Ajantasaisen tiedon puute tekee erityisesti operatiivisen toiminnan kehittämisestä vaikeaa. Nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä on tärkeää, että yrityksen resurssit kohdennetaan sinne, missä niitä tarvitaan. Toisaalta yliresursointia halutaan välttää.
Dataohjautuvan päivittäisjohtamisen tavoitteena on muun muassa:
- Varmistaa tuotannon sujuvuus
- Optimoida investoinnit ja hallita kustannuksia
- Tehostaa liiketoimintaprosesseja ja vähentää hukkaa
- Parantaa työtyytyväisyyttä ja varmistaa sopiva työkuorma
- Nostaa asiakastyytyväisyyttä
Päivittäisjohtamisella on suuri merkitys työntekijöiden tyytyväisyyteen. Datan avulla voidaan varmistaa, että työkuorma jakautuu tasaisesti. Sen avulla voidaan tehdä myös rekrytointipäätöksiä. Lisäksi mittarit tekevät tavoitteista konkreettisempia. Yhteiset tavoitteet ja niiden seuranta parantaa myös motivaatiota ja tekee työstä merkityksellistä.
Optimoi tuotantoa ja prosesseja
Tuotannon johtamisessa puhutaan paljon ketteryydestä. Lean- ja Agile-ajattelumallien taustalla on periaate hukan minimoimisesta. Käytännössä tällä tarkoitetaan prosessien suoraviivaistamista ja resurssien järkevää kohdentamista.
Data auttaa paljastamaan tuotannon suurimmat pullonkaulat. Kun tieto tuodaan näkyväksi valmiiksi visualisoituna ja helposti tulkittavana, käsillä olevaan haasteeseen on helpompi tarttua.
Millaisesta tiedosta on hyötyä tuotannon päivittäisjohtamisessa?
- Saavutettu tuotanto verrattuna suunniteltuun tuotantoon
- Valmistavassa teollisuudessa komponenttien määrä varastossa
- Tuotannon läpimenoaika verrattuna tavoitteeseen
- Suuremmissa tuotantolaitoksissa eri linjojen tai prosessien läpimenoaika ja muut KPIt
Käytännössä tiedon avulla tavoitteet ja toteuma voidaan tehdä näkyväksi. Kun tieto saadaan valmiiksi pureskeltuna myös työntekijöiden taskuun esimerkiksi mobiililaitteelle, voidaan varmistaa, että kaikki tekevät töitä saman tavoitteen eteen.
Johda myyntiä parempiin tuloksiin
Myynnin tuloksia seurataan suomalaisyrityksissä tarkasti, mutta valitettavan usein retrospektiivisesti. Jos myyntijohdolla tai myyjällä ei ole läpinäkyvyyttä esimerkiksi päivä- ja viikkotason tuloksiin suhteessa myyntitavoitteisiin, työn johtaminen on vaikeaa. Silloin on hankala ymmärtää, mihin toimenpiteisiin kannattaa panostaa, jotta tavoitteet saavutetaan.
Miten myynnin päivittäisjohtamista voidaan kehittää?
- Tuodaan myynnin tarvitsema data samaan näkymään eri liiketoimintajärjestelmistä.
- Visualisoidaan tieto valmiiksi, jotta analyysit on helppo tehdä.
- Viedään visualisoitu data niihin työkaluihin ja laitteisiin, joita myynti jo käyttää.
- Helpotetaan tiedon rikastamista, jotta varmistetaan, että tieto siirtyy myös myyjältä takaisin järjestelmiin.
- Tehostetaan tai automatisoidaan ylimääräisiä työvaiheita.
Päivittäisjohtamisen tärkein tehtävä on tukea työntekoa. Siksi myös liiketoimintadata täytyy saada intuitiivisesti osaksi nykytekemistä.
“Sitä mitä ei mitata, ei voi johtaa.” Erityisesti myynnin päivittäisjohtamisessa korostuu dataputken alkuvaihe, eli tiedon syöttö. Myynnin mittaamisesta tulisi tehdä mahdollisimman helppoa, jotta myyjä itse voisi keskittyä olennaiseen ja myyntityöhön. Esimerkiksi uusien liidien tai tehtyjen myyntisoittojen kirjaamisesta tulisi tehdä mahdollisimman helppoa. Muuten merkintöjä ei tehdä, ja myyntijohto ei saa tarvitsemaansa dataa esimerkiksi aktiivisuustason seurantaan.
Varmista asiakastyön riittävät resurssit
Asiakastyöllä on suuri vaikutus asiakkaan kokemaan laatuun, asiakastyytyväisyyteen ja -pysyvyyteen. Asiakastyöllä tarkoitamme tässä sekä asiakasprojekteja että asiakaspalvelua. Molemmissa funktioissa on tärkeää varmistaa riittävät resurssit.
Datan avulla asiakasprojektien kannattavuutta voidaan seurata. Visuaalisen raportin avulla voidaan tunnistaa nopeasti esimerkiksi työkuorman epätasainen jakautuminen asiakaspalvelijoiden tai projektihenkilöiden välillä. Tiedon avulla tiiminvetäjä voi lisätä resursseja laajempiin projekteihin ja varmistaa, että asiakaspalvelussa on aina riittävästi henkilöstöä.
Asiakaspalvelun kuormitusta on hankala ennustaa. Datan avulla voidaan kuitenkin tunnistaa esimerkiksi ruuhkapiikit tai eniten työllistävät asiakaspalvelutehtävät. Näiden tunnistaminen auttaa varmistamaan, että asiakaspalvelussa tai -tuessa on riittävästi henkilöstöä. Lisäksi tieto voi tukea liiketoiminnan kehittämistä, kun datan avulla voidaan tunnistaa toistuvat tukipyynnöt.
Power BI on erityisesti pk-yritysten tarpeisiin sopiva työkalu
Power BI:llä tieto tuodaan valmiiksi pureskeltuna sinne, missä sitä tarvitaan. Power BI -raportit kulkevat niin johdon kuin työntekijöiden taskuissa mobiilisti. Raporttien avulla myös suorittavan työn tekijöillä on pääsy liiketoimintatietoon, vaikka heillä ei olisi pääsyä datan lähdejärjestelmään.
Power BI on yhteensopiva lukuisten eri tietolähteiden kanssa. Se on osa Microsoft-tuoteperhettä, jonka muilla tuotteilla voidaan tehostaa tiedon syöttöä, käsittelyä ja jakamista. Power BI:n lisäksi pk-yrityksissä kannattaakin tutustua myös muihin tiedon hyödyntämistä tukeviin työkaluihin.
Lue lisää: Kuusi tärkeintä työkalua liiketoimintatiedon automaatioon
Etsitkö yrityksellesi sopivimpia tiedolla johtamisen työkaluja?
Olemme koonneet pikaoppaan BI-järjestelmän hankintaan. Tässä materiaalissa kerromme, miten yritykset voivat välttää tavallisimmat BI-järjestelmän hankintaan liittyvät sudenkuopat. Asiantuntijamme ovat listanneet mm. muistilistan eri järjestelmien vertailuun ja koonneet aikajanan BI-järjestelmän käyttöönoton vaiheista.
Lue, miten olemme onnistuneet asiakkaidemme kanssa
- Helpotimme ja nopeutimme EC Engineeringin ostojen seurantaan Power BI -raporteilla
- J.A. Tenhunen sai avun myynnin johtamiseen ja raportointiin Power BI -työkalusta
