Liiketoimintatiedon määrä kasvaa yrityksissä koko ajan. Uusia dokumentteja ja raportteja tuotetaan jatkuvasti ja sen lisäksi tietoa syntyy automaattisesti esimerkiksi IoT-ratkaisujen myötä. Data itsessään ei ole arvokasta, vaan liiketoimintatiedon hyöty konkretisoituu vain, jos dataa onnistutaan hyödyntämään esimerkiksi päätöksenteossa. Tässä blogissa kerromme, millaisista työkaluista erityisesti pk-yritykset hyötyvät datan käsittelyssä ja hyödyntämisessä.
Miten pk-yrityksissä tulee huomioida lisääntyvä datamäärä?
Vain laadukkaasta tiedosta on yritykselle hyötyä. Jos dataan ei voi luottaa tai esimerkiksi raportit eivät ole ajantasalla, ei tiedon avulla voida tehdä haluttuja asioita. Muun muassa IoT-ratkaisut vauhdittavat datamäärän jatkuvaa kasvua. Jotta tuosta datasta saataisiin kaikki sen hyöty irti, yrityksissä tulisi panostaa muun muassa liiketoimintatiedon automaatioon.
Usein liiketoimintatiedosta puhuttaessa viitataan vain tiedolla johtamiseen. Tiedolla johtamisen ratkaisuilla tehostetaan raportointia ja mahdollistetaan dataohjautuva päätöksenteko. Raportointi ja tiedon hyödyntäminen on kuitenkin vain osa liiketoimintatiedon elinkaarta.
Älä unohda tiedon elinkaaren alkuvaihetta
Tiedon alkupäähän kiinnitetään yrityksissä liian vähän huomiota. Jos dataputken alku ei ole kunnossa, ei myöskään raporteista ole liiketoiminnalle hyötyä. Jotta datan laatu voidaan varmistaa, sen luonnin, syötön ja säilyttämisen vaiheisiin tulee panostaa aivan yhtä paljon kuin raportointiin ja tiedon hyödyntämiseen.
Kiinnostavimmat työkalut pk-yrityksille
Pk-yritykset hyötyvät erityisesti Microsoft-ympäristön monipuolisista ratkaisuista, joilla liiketoimintatiedon elinkaari voidaan automatisoida. Datan syöttämistä helpotetaan intuitiivisilla ja helppokäyttöisillä työkaluilla, kuten lomakkeilla tai sovelluksilla. Niillä varmistetaan, että esimerkiksi tilaukset syötetään tietokantaan aina samassa muodossa. Se parantaa merkittävästi tiedon laatua ja takaa sen, että data on oikeassa muodossa jatkokäsittelyä varten. Tutustu esimerkiksi Microsoft Forms -lomaketyökaluun tai Microsoft PowerApps -sovellukseen. Nämä työkalut skaalautuvat moneksi ja useissa yrityksissä niiden nopea käyttöönotto on mahdollinen olemassa olevan Microsoft-ympäristön ansiosta.
Automaatiolla ja tiedonhallinnan ratkaisuilla paitsi tehostetaan datan elinkaarta, myös minimoidaan inhimillisten virheiden mahdollisuus. Esimerkiksi Microsoft Power Automate -työkalu liikuttaa tietoa automaattisesti eri liiketoimintajärjestelmien välillä.
Tunnetko järjestelmäintegraatioiden edut? Lue tämä artikkelimme!
Varmista liiketoimintatiedon saatavuus
Datan käsittelyä ja varastointia tukevat automaatioiden lisäksi pilvipalvelut. Kuinka monesti olet itse taistellut viimeisen kuukauden aikana yrityksen dokumenttiarkistossa etsien ajantasaisinta versiota dokumentista? Pilvipalveluilla mahdollistetaan muun muassa tiedostojen, kuten dokumenttien, esitysten tai taulukoiden, yhtäaikainen työstäminen. Esimerkiksi Microsoft Azuren pilvipalvelut ovat monen pk-yrityksen suosiossa.
Microsoft Sharepoint -alustalla voidaan hallita käyttäjiä tai käyttäjäryhmiä sekä niiden pääsyä yrityksen tiedostoarkistoihin. Microsoft-ympäristö tuo merkittäviä lisäetuja dokumentin hallintaan. Sen käyttäjähallinnan ansiosta yksittäisiä dokumentteja ei tarvitse jakaa tai toisaalta piilottaa käyttäjiltä, vaan käyttäjähallinnan avulla käyttäjille voidaan automaattisesti jakaa tarvittavat oikeudet.
Miksi tämä on tärkeää? Kerromme käyttäjähallinnan eduista tarkemmin kasvuyritysten it-oppaassamme.
Tiedosta tulee arvokasta käytössä
Microsoftin Power BI:n avulla liiketoimintatieto voidaan tuoda jälleen käyttäjähallinnan avulla koko yrityksen saataville. Eri käyttäjillä on siis mahdollisuus tutustua dataan, selata raportteja ja hyödyntää kerättyä liiketoimintatietoa ilman, että käyttäjällä täytyisi olla pääsy datan lähdejärjestelmään. Tämä jo yksin lisää merkittävästi tiedon hyödyntämistä yrityksessä ja mahdollistaa monet liiketoimintahyödyt.
Tunnetko liiketoimintatiedon automaation monet mahdollisuudet?
Lataa maksuton asiantuntijaoppaamme ja lue lisää liiketoimintatiedon automaation käyttökohteista ja liiketoimintaeduista. Annamme oppaassa askeleet automatisoituun liiketoimintatiedon käsittelyyn ja hyödyntämiseen.
Saat vastaukset muun muassa näihin kysymyksiin:
- Mitä liiketoimintatiedon automatisointi tarkoittaa?
- Mitä hyötyjä liiketoimintatiedon automatisointi tuo?
- Miksi yrityksen kannattaa kiinnostua automatisoinnista?
- Mitä toimintoja pk-yrityksissä voidaan automatisoida?
- Miten alkuun automaatioprojektissa?
