Hanterar ert företag informationen i en digital miljö? Mängden data i företagen ökar ständigt, samtidigt som nya krav ställs på informationen, till exempel ur dataskydds- och datasäkerhetsperspektiv. Att ta kontrollen över data kräver en stor ansträngning av företaget, men det är inte värt eller ens möjligt att göra allt på en gång. I den här bloggartikeln berättar vi hur informationshanteringen kan börja byggas upp steg för steg med hjälp av produkter du sannolikt redan använder.
Vill du först repetera vad informationshantering innebär? Ladda ner vår expertguide om klassificering och hantering av företagsinformation.
Dina Microsoft-produkter innehåller förmodligen redan funktioner som kan underlätta informationshanteringen
Troligtvis ingår det funktioner och alternativ för informationshantering i din nuvarande Microsoft-licens. Med Microsoft 365 Business Standard-licensen kan man bygga lätta tillämpningar för exempelvis hantering av avtal eller andra dokument. Ju mer information det finns, ju mer kritisk den är och ju fler människor som utnyttjar den, desto snabbare återbetalar sig mer avancerade teknologier och teknologier som använder artificiell intelligens.
|
En lätt avtalsbank med Microsoft 365 Business Standard-licensen Triuvares experter hjälpte först till att definiera behovet av att klassificera informationen – det vill säga avtalen. I det här projektet gick det ändå mest tid åt för kundexperterna att gå igenom alla avtal ett åt gången och klassificera dem enligt en modell man tillsammans kommit överens om. Modellen dokumenterades och gicks noggrant igenom med alla slutanvändare. Det blev enklare att hantera avtalen tack vare klassificeringen och även med hjälp av påminnelser. Nu får de kundansvariga en påminnelse till exempel om avtal som snart löper ut. Den tekniska lösningen byggdes inom ramen för Microsoft 365 Business Standard-licensen som kunden redan hade i användning. |
Informationshanteringen är fortfarande mycket manuell med en licens på Business Standard-nivå, medan Microsoft 365 Business Premium redan erbjuder flera alternativ för att delvis automatisera processer. Enligt vår erfarenhet kommer man en god bit på väg med informationshanteringen redan med hjälp av en licens på Business Premium-nivå.
Att klassificera informationen kan ses som att stämpla informationen. Business Premium-licensen gör det möjligt att utnyttja de här stämplarna till exempel när man fastställer förvaringspraxis och säkerhetsklasser samt vid relaterade arbetsflöden. Sådana här funktioner gagnar särskilt ekonomiadministrationen, men i stor utsträckning också sådana branscher där informationshanteringen involverar mycket lagstiftning.
Licensen Microsoft 365 Enterprise E5 är den i produktfamiljen som erbjuder de mest avancerade lösningarna för informationshantering. Bakom informationshanteringens egenskaper ligger artificiell intelligens och maskininlärning, vilket gör att informationshanteringen kan automatiseras alltmer. I takt med att mängden data ökar, drar i synnerhet större företag nytta av att den artificiella intelligensen lär sig med vilken logik informationen klassificeras och definieras. Då behöver människan inte längre klassificera information eller dokument manuellt utan datorn hjälper människan.
Det lönar sig att bygga upp informationshanteringen steg för steg och utgående från behov
Det finns säkert en stor mängd information i ditt företag redan nu, och ny information tillkommer varje dag – rentav varje timme. Därför bör informationshanteringen inte betraktas som ett projekt, utan som en process som utvecklas stegvis och på ett behovsorienterat sätt. Den kommer förmodligen aldrig att bli klar.
Därför rekommenderar vi att man alltid utarbetar en färdplan som omfattar den stora helhetsbilden. Planen har man sedan som stöd för den fortsatta utvecklingen av informationshanteringen. Börja med att definiera exakt på vilken nivå ditt företags informationshantering är nu. Definiera sedan idealsituationen: Hur kunde informationshanteringen i bästa fall se ut i ditt företag? Dela in resan från nuläget till framtiden i trappsteg av lämplig storlek så att ni inte knäar under ett enormt utvecklingsprojekt.
|
Vad bör man tänka på när man tar fram en färdplan för informationshantering? Vissa branscher är kraftigt reglerade och under de senaste åren har säkert alla blivit bekanta även med kraven på personuppgifter. Så om ditt företag eller dina kunder verkar i kraftigt reglerade branscher eller arbetar mycket med personuppgifter, kan du förvänta dig att kraven på informationshanteringen kommer att skärpas i framtiden. |
Slutanvändarna står i centrum för informationshanteringen
Det finns två fallgropar när det gäller utvecklingen av informationshantering. Den ena beror på att projektet blir alltför stort och den andra på tillgången på interna resurser.
Till exempel klassificeringen av information kräver alltid tid av experterna på ditt företag, oavsett om ni klassificerar befintliga data manuellt eller använder artificiell intelligens. Det är endast era experter som vet vilken typ av information det är frågan om, hur kritisk den är och hur den bör stämplas enligt modellen för klassificering av information i ert företag. Man kan använda artificiell intelligens vid klassificering av information, men först måste någon lära AI att klassificera. Om era experter inte har möjlighet att delta i informationshanteringsprojektet, bör det omprioriteras.
Ta kontroll över informationen i ditt företag — boka en expertdiskussion
Vi kan det här med informationshantering och framför allt känner vi till den stora potentialen hos Microsoft-produkterna. Boka en 30 minuters diskussion med våra experter på informationshantering, så går vi tillsammans igenom utmaningarna och möjligheterna med informationshanteringen i ert företag.
