Tänker du byta IT-partner? Då ska du åtminstone tänka på det här!

Om ditt företag håller på att byta IT-partner, vill du göra ett bra val och garantera en smidig övergång till den nya tjänsteleverantören. En lyckad konkurrensutsättning av IT kräver en tydlig kravspecifikation, en outsourcingmodell som passar ditt företag, en åskådlig projektplan och naturligtvis en tillförlitlig jämförelse av olika leverantörer. I den här bloggen ger vi dig tips om just det här för att det kommande samarbetet ska bli ännu bättre än det föregående, redan från de allra första stegen.

Kom ihåg kravspecifikationen när du outsourcar IT

Kravspecifikationen för outsourcing av IT svarar på frågorna: Vad är målet med IT-outsourcingen? Vad förväntar vi oss av IT-partnern och servicen?

Genom att utgå från kravspecifikationen är det enklare för dig att identifiera vilken servicemodell som bäst motsvarar era behov och utgående från den informationen kan du leta efter den leverantör som passar bäst för er. Samtidigt utgör kravspecifikationen grunden för outsourcing och konkurrensutsättning. 

Kravspecifikationen ligger också till grund för offertförfrågan. Ju mer detaljerad du kan göra din offertförfrågan, desto säkrare är det att svaren du får stämmer och att oväntade kostnader kan undvikas.

Om det inte finns någon IT-expertis i ditt företag, kan du be en IT-partner om hjälp med kravspecifikationen — och den partnern behöver inte vara densamma som IT-tjänsterna slutligen outsourcas till.

Kom ihåg att välja outsourcingmodell med omsorg

För outsourcing av IT finns grovt indelat till exempel följande outsourcingmodeller:

• projektmodellen
• delvis outsourcing
• outsourcing av hela IT
• outsourcing av resurser

Vilken av dessa modeller som passar ditt företag beror naturligtvis på era behov. För att hitta en lämplig modell är det viktigt att veta om det finns några delområden i er IT-helhet som ni inte vill outsourca. I så fall måste det klart och tydligt fastställas att det är företagets interna IT-avdelning som ansvarar för det delområdet och utvecklingen och underhållet av det.

Kom också ihåg att definiera vem som bär ansvaret för IT. Om ingen har ansvar för IT-helheten och den inte leds systematiskt, får företaget snart problem. Ledning och utveckling av IT kan man outsourca till och med helt och hållet, men om IT leds av någon i företaget, se då till att komma överens med partnern om ansvarsfördelning och gemensamma arbetssätt.

Kom ihåg att utarbeta en projektplan

Med hjälp av en projektplan och tack vare ett tätt samarbete säkerställer du att alla vet var deras ansvar börjar och slutar när det är dags att byta partner.

Det finns inte bara en enda korrekt projektplan som fungerar för alla typer av byten av IT-partner. Den nuvarande och framtida partnerskapsmodellen och ditt företags nuvarande situation inverkar naturligtvis på planen.

Några saker behöver ändå finnas i varje projektplan. Vi rekommenderar att åtminstone de här skedena definieras i planen:

• Beslut om IT-partner och uppgörande av avtal
• Start och uppföljning av projektet
• Dokumentation av IT-miljön
• Övergångsperioden, dvs. överföring av ansvar från den gamla till den nya partnern
• Slutanvändarstöd och underhåll
  
  

Kom ihåg att jämföra leverantörerna på rätt sätt

Att jämföra leverantörer är det första konkreta steget när du tänker byta servicemodell eller IT-partner. Men det kan vara ett krångligt och tidskrävande steg, eftersom leverantörerna ofta har sina egna sätt att presentera sitt erbjudande. När tjänster och prissättning är olika, hur kan man då jämföra leverantörerna och göra ett kvalificerat val? 

Här får du några praktiska råd som kan göra det enklare för dig att jämföra IT-leverantörer och -tjänster.

• Be alla IT-partner lämna offert i samma format.
• Spendera tillräckligt mycket tid på att formulera offertförfrågan så att du säkert ställer just de frågorna som är de viktigaste för ert beslutsfattande.
• Vi rekommenderar att du också träffar aktörerna som är med i IT-konkurrensutsättningen, antingen ansikte mot ansikte eller på distans, eftersom det är enklare att gå igenom komplexa frågor när man kan diskutera dem.
• Tveka inte utan utmana leverantörerna på mötena. Fråga om du inte är säker på vad en rad i offerten inkluderar eller vad som ingår i priset för en tjänst.
  
  

Har du beaktat allt? Ladda även ner guiden för den som byter IT-partner till din hjälp

Konkurrensutsättning av IT kan vara ett mycket affärskritiskt beslut. När du byter från din nuvarande partner till en annan, vet du kanske bättre än första gången vad du letar efter, men ge dig ändå inte in i konkurrensutsättningen alltför dåligt förberedd. Satsa i synnerhet på kravspecifikationen och planeringen, så får du en IT-helhet som stödjer verksamheten i ditt företag.

För att hjälpa dig har Triuvares experter också utarbetat en guide för den som byter IT-partner. Guiden ger dig specifika tips för att valet och bytet av partner ska löpa smidigt. Materialet innehåller till exempel en roadmap (färdplan) för byte av IT-partner och ett helt kapitel om hur man väljer en lämplig outsourcingmodell.