Tänk om du för en gångs skull kunde göra en IT-budget som håller?

Är det dags för den intensiva budgeteringsperioden i ditt företag? Börjar du kallsvettas vid blotta tanken på IT-budgetering, eftersom du inte ens är säker på var du ska börja?

Vi förstår din ångest helt och fullt och därför har våra IT-experter i den här artikeln samlat de bästa tipsen och praxis som kan hjälpa dig lyckas bättre med IT-budgeteringen. Genom att beakta de planenliga och långsiktiga målen, får du till stånd en budget inom vilken du kan genomföra de viktiga utvecklingsprojekten.

Planering räddar din IT-budget

Enligt vår erfarenhet ses IT-budgeteringen fortfarande som en utmaning i företagen. Orsakerna kan vara många, men troligtvis är det någon av dessa:

• Man känner inte till den totala kostnaden.
• Man gör upp IT-budgeten på basen av historiska data, inte utgående från den bild man har för framtiden.
• Man ifrågasätter inte budgeteringen: Varför är det så här? Vad består siffrorna av?

När redan utgångspunkten för budgeten utgörs av bristfälliga uppgifter, borde det inte komma som någon överraskning att den kommer att behöva justeras under året. Då införandet av ett nytt system försenas, orsakar det åtminstone stress, tuffa förhandlingar och i värsta fall att kritiska IT-projekt fördröjs.

Många påbörjar IT-budgeteringen genom att öppna föregående års version och utgående från företagets tillväxtmål lägga till en procentuell ökning eller minskning på raderna. Vi rekommenderar att man överger den här modellen helt och hållet. Ta i stället itu med budgeteringen utgående från verksamhetsbehoven, användarna och infrastrukturen.

Om det på ditt företag inte finns någon IT-avdelning som har en tydlig bild av IT-helheten och framtida utvecklingsbehov, kan du be din IT-partner om hjälp. Partnern hjälper dig förstå framtida utmaningar eller möjligheter och prioritera dem.

Tips! Om du outsourcar dina IT-tjänster och väljer en månadstjänst till fast pris, kan du förenkla budgeteringen. Du behöver fortfarande göra upp en årsbudget, men det blir enklare att uppskatta fortlöpande IT-kostnader. Ta exempelvis en titt på vår Huoleton Premium -servicemodell. 

Redan den digitala verksamhetsmiljöns karaktär innebär naturligtvis egna utmaningar för att budgeten ska hålla. Till exempel informationssäkerhetsområdet förändras ständigt. Därför rekommenderar vi att man antingen själv eller tillsammans med en IT-partner uppskattar hur mycket pengar det lönar sig för ditt företag att reservera för ännu oidentifierade hot eller möjligheter.

Våra tips inför nästa års budget

Börja med de obligatoriska kostnaderna för IT-utrustning och -underhåll. De är ofta ganska väl kända och förutsägbara. Med de här investeringarna säkerställer du en smidig vardag för alla under nästa år.

Om ni inte har gjort någon IT-auditering eller nulägesanalys på en tid, kan det hända att det vore på sin plats så här efter coronaåret. Under pandemiåret sköt många företag upp utvecklingsprojekt inom IT, och därför kan IT-miljön även i ditt företag ha sådant eftersatt underhåll som man snarast borde ta itu med.

En IT-miljö som stannat i utvecklingen kan i värsta fall bromsa upp hela verksamheten. Manuella processer belastar de anställda, vilket ger ett onödigt försprång till de konkurrenter som har valt att automatisera rutinuppgifterna.

Det är en bra idé att samla affärsledningen och cheferna för de olika avdelningarna, såsom försäljnings-, marknadsförings-, ekonomi- och produktionschefer, runt samma bord för att fundera över nästa års prioriteringar.

Vi ser en nedåtgående trend vad gäller investeringar i egen IT-utrustning, såsom servrar. En stark och inflytelserik trend förespråkar fortsättningsvis en övergång till molntjänster. Om din bransch inte omfattas av sådana bestämmelser om informationssäkerhet som tvingar ditt företag att fortsätta investera i hårdvara, är IT-infrastruktur som tjänst sannolikt ett bättre och kostnadseffektivare alternativ för ditt företag.

Läs mer i Triuvares guide om IT-budgetering

För att lyckas med IT-budgeteringen är det viktigt att du förstår vad IT-kostnaderna består av. Som tur är, har våra experter skrivit en guide om just det här. Ladda ner guiden om sammanställning av IT-kostnader, om

• du inte är säker på vad IT-kostnaderna i ditt företag består av
• du inte vet de exakta IT-kostnaderna, eftersom en stor del av dem inte är direkta kostnader
• du vill förstå hur man kan minimera oväntade IT-kostnader
• du vill få kontroll över IT-kostnaderna och med stöd av det kunna styra IT bättre.

Det här ämnet är en stående favorit. Ladda ner den populära guiden här!

Du kanske också vill läsa det här som våra experter skrivit:

• 3 skäl varför vår servicemodell Huoleton™ är varje ekonomichefs favorit