Triuvare hjälpte TT Gaskets att automatisera enkla skeden i beställningsprocessen med hjälp av Microsofts RPA-teknik. Tack vare automatiseringen får experterna mera tid och kan ägna sig åt uppgifter som kräver en människa, t.ex. kundtjänst och analyser. Samtidigt blir kundupplevelsen bättre när rutinuppgifterna inte är beroende av det mänskliga minnet.
TT Gaskets dvs. Tampereen Tiivisteteollisuus Oy är den ledande konstruktören och tillverkaren av tätningslösningar i Norden. I nästan 80 år har företaget producerat packningar och andra produkter inom industriell skärning för en mängd olika branscher. Årligen tillverkar företaget omkring 30 miljoner produkter som säljs över hela världen.
TT Gaskets ville snabba upp beställningsprocessen och förbättra kvaliteten i den
TT Gaskets är en aktör inom tillverkningsindustrin som har trimmat sin produktion till toppklass. Produktionsprocesserna har utformats och genomförts enligt Lean 6S-principen. I praktiken innebär detta att produktionsprocesserna är så strömlinjeformade som möjligt och att det inte uppstår något spill i arbetsskedena.
Man ville utvidga tankesättet även till kontorssidan. I takt med att digitaliseringen har utvecklats har behoven och önskemålen hos TT Gaskets kunder förändrats, och de flesta kunder förväntar sig att beställnings- och leveransrapporterna ska gå direkt in i deras egna system. Rapporteringen och dataöverföringen mellan produktions- och kundsystem var dock manuell och tidskrävande.
Utgångsläget i ett nötskal:
- TT Gaskets kunder förväntar sig att beställningar och leveranser rapporteras direkt till deras egna system.
- Arbetet var manuellt och tidskrävande och ökade experternas arbetsbörda.
- Dataöverföringen var rutinmässig och krävde ingen mänsklig intelligens. Därför var det inte heller motiverande för experterna.
TT Gaskets började tillsammans med Triuvares experter utvärdera möjligheterna att automatisera det rutinartade arbetet. Projektets huvudmål var att frigöra arbetstid för experterna och minimera mänskliga fel.
Automatiseringen byggdes med Microsofts RPA
De befintliga systemen för produktionsstyrning var gamla, vilket är typiskt för tillverkningsindustrin. Automatiseringen av dataöverföringen kunde därför inte byggas upp genom gränssnitt. Utmaningen löstes med hjälp av robotiserad processautomatisering, dvs. RPA.
På TT Gaskets klickar, kopierar och matar en mjukvarurobot in orderdata mellan systemen. Den hämtar bland annat beställningar från kundernas system och matar in dem i ERP-systemet (affärssystem för styrning, administration och analys av verksamheten). Dessutom kompletterar den också orderrelaterade data från företagets ERP-system tillbaka till kundens system.
Jaakko Niukkala på TT Gaskets säger att fördelarna med automatiseringen redan blivit uppenbara för såväl affärsverksamheten, medarbetarna som kunderna:
- En avsevärd mängd arbetstid har frigjorts genom att en maskin utför rutinarbetet i stället för en människa.
- Medarbetarna är nöjdare med sitt arbete eftersom de inte längre behöver lägga tid på mekanisk dataöverföring. Experterna kan nu koncentrera sig på kundservice och reda ut mer krävande situationer.
- Kunderna uppskattar processen med smidiga beställningar och exakta rapporter. Man kan också reagera snabbare på kundernas brådskande uppdrag, eftersom rutinarbetet i samband med beställningarna kan utföras med bara en knapptryckning.
”Automatisering har sparat tid åt våra experter.”
Detta var TT Gaskets första försök med RPA i kontorsmiljö. Lärdomarna kommer att utnyttjas i framtiden när företaget bedömer möjligheterna att använda automatisering i större skala utöver planerade anskaffningar av nya system. Niukkala säger att man även framöver kommer att ta hjälp av Triuvares experter för att diskutera möjligheterna till automatisering.
Triuvares och TT Gaskets tips för automatiseringsprojekt
Tack vare en bra och noggrann definition kunde projektet enkelt framskrida som planerat. Triuvare har redan i några år levererat IT-tjänster till TT Gaskets, så det faktum att Triuvares experter var bekanta med miljön gjorde naturligtvis implementeringsfasen enklare.
”Triuvare var ett naturligt val för oss. Experterna på produktivitetslösningar övertygade oss även med sitt kunnande.”
1. I det första skedet arbetade TT Gaskets med olika intressenter och personerna som utförde manuellt arbete för att precisera användningsfallen för automatiseringsprocessen. Triuvare faciliterade samtalen där man gick igenom affärsprocessernas nuvarande tillstånd och måltillstånd.
2. Under definitionsfasen specificerades lösningarna för att uppnå målen. Definitionsfasen styrde bland annat planeringen av genomförandet. Dessutom prioriterades användningsfallen tillsammans.
Valet av RPA-teknik var enkelt i det här fallet. Niukkala säger att Microsofts RPA-produkt var ett enkelt val eftersom företaget använder många Microsoft-tjänster. Det krävdes inga nya driftsättningar och dessutom visste man att lösningen skulle integreras sömlöst med resten av infrastrukturen.
3. Planeringen av genomförandet innebar även att definitionen omvandlades till en projektplan, som omfattade bland annat tidsanvändning och budget. TT Gaskets beslutade också att gå vidare med Triuvare till själva genomförandet eller implementeringen.
”Vi kom bra överens med Triuvares experter ända från början. Ett smidigt arbete är även något vi värderar väldigt högt. Vi kunde diskutera alla frågor och alla var alltid flexibla när det behövdes. I liknande projekt är det viktigt att man har en lösningsorienterad syn på arbetet. Ett gott samarbete var en förutsättning för att lyckas.”
4. Det tekniska genomförandet utfördes i enlighet med prioriteringarna. Triuvares experter ansvarade för att genomförandet lyckades. Regelbundna möten hölls för att vägleda arbetet; bland annat lyfte man fram och åtgärdade eventuella identifierade utmaningar eller flaskhalsar.
5. Syftet med att testa automatiseringen var att undvika problem under driftsättningen. Naturligtvis kom vissa utmaningar fram först i produktionen i verkliga situationer.
Niukkalas tips är därför att man alltid ska vara beredd på överraskningar i liknande projekt. Även om ett användningsfall verkar klart på pappret blir det ofta ändringar i dem. Därför bör man också vara flexibel när det gäller projektmålen.
6. Slutligen övergick man till produktionsdrift.
|
“Jag kan varmt rekommendera Triuvare som partner för produktivitetslösningar. De har en mångsidig kompetens som speciellt små och medelstora företag kan dra nytta av. Som leverantör är de flexibla och lösningsorienterade, vilket enligt min erfarenhet är mycket värdefullt i sådana här projekt.” – Jaakko Niukkala, Smart Product Specialist, TT Gaskets |
Vill du veta mer?
Hur är det i er kontorsmiljö, finns det rutinuppgifter som tar mycket av experternas tid eller gör dem frustrerade med sin enformighet? Kontakta Triuvares experter på produktivitetslösningar. Vi kan hjälpa dig att hitta de bästa lösningarna för er situation för att öka arbetseffektiviteten och eliminera datatekniska bekymmer.
Boka ett 30 minuters avgiftsfritt samtal med våra experter!
