Automatiseringen av informationsarbete är något som alla talar allt mer om. Robotik och automatisering blir allt populärare och möjligheterna med dem intresserar oavsett bransch och företagets storlek.
Vilken typ av arbetsuppgifter lämpar sig mycket väl för en mjukvarurobot? Vilken typ av automatisering lönar det sig för medarbetarna att använda i sin vardag? Vad bör du som ansvarar för affärsverksamheten förstå när du planerar större automatiseringsprojekt?
Bland annat dessa frågor benar vi ut i den här bloggartikeln.
En mjukvarurobot eller RPA är en bra kollega som kan ta hand om enkla och återkommande arbetsuppgifter
Med automatisering utförs standardiserade uppgifter som upprepas. Största fördelen kommer från att tid frigörs för medarbetarna som kan göra mer meningsfulla och krävande uppgifter. Således ersätter automatiseringen inte människor, utan frigör tid för mer produktiva uppgifter.
RPA utför standardiserade uppgifter genom att imitera mänskligt arbete. Den är som bäst i uppgifter där man till exempel behöver hämta, mata in eller lagra information mellan olika system eller webbläsaren.
Till exempel hos TT Gaskets, hämtar RPA automatiskt orderdata från olika system så att en människa kan behandla datan.
Automatiseringar kan också vara personliga hjälpredor i vardagen
En automatisering behöver inte vara tungrodd. Många små och medelstora företag drar nytta av Microsofts Power Platform, som är avsedd att utföra och hantera personliga automatiseringar för slutanvändare.
Power Automate är som klippt och skuret för Sharepoint, Teams eller för att automatisera användningen av program i Office-produktfamiljen. En teamledare kan till exempel automatisera kommunikationen i en Teams-kanal, eller så kan en medarbetare automatisera behandlingen av e-postmeddelanden, till exempel rutinmässiga meddelanden.
Om man ser till helheten frigörs mycket tid för medarbetarna, även om uppgifterna som automatiseras är små. De anställdas tid går inte åt till att hoppa mellan olika uppgifter och automatiseringen minimerar mänskliga fel.
|
Power Automate är en del av Microsofts produktfamilj Power Platform. Power Platform innehåller ett brett utbud av rapporteringsverktyg, appar, webbportaler, chattagenter med mera.
|
Låt inte teknologin styra ditt automatiseringsprojekt
Även om vi lyfte fram RPA och Power Platform som exempel här är det ingen bra idé att låta teknologin styra ett automatiseringsprojekt.
Integrationer är till exempel en lösning som är enklare att övervaka och hantera än RPA vid överföring av data mellan system. Därför lönar det sig att börja se på RPA först när en integration inte är möjlig.
Gör en återbetalningskalkyl som stöd för utvärderingen
Ju mer avancerad teknologi det är frågan om, desto dyrare är den ofta att använda.
I de flesta fall är det gratis att använda RPA, dvs. det är bara licenserna som kostar. Det är dock ett jämförelsevis komplext alternativ, eftersom implementeringen och övervakningen inte är helt okomplicerad, vilket till exempel är fallet med integrationer. Rätt använd betalar den sig snabbt tillbaka genom bland annat tidsbesparingar, effektivare processer och förbättrad kvalitet.
Personliga automatiseringar som Power Automate frigör tid för medarbetarna redan till en minimal kostnad. I dessa situationer är återbetalningstiden för en automatisering kort och nyttan är stor. Medarbetaren måste dock fortfarande själv ha uppsikt över automatiseringen.
Integrationer är automatiseringar som flyttar information mellan system och de är ofta osynliga för människor. Det är mindre komplicerat att ta i bruk och använda en integrering än RPA. Kostnaden för den påverkas bland annat av hur ofta data överförs. Därför är det bra om företagen definierar vad aktuell information innebär för dem. För små och medelstora företag räcker det vanligtvis om informationen uppdateras en gång om dagen.
Mognadsmodell för automatisering
Triuvare hjälper små och medelstora företag att förbättra produktiviteten
Våra experter på produktivitetslösningar hjälper dig att spara tid, pengar och nerver genom att automatisera manuella arbetsuppgifter med den lösning som passar er bäst.
Automatisering är ändå ingen mirakelmedicin. Den gör precis vad den blir tillsagd att göra – på gott och ont. Därför lönar det sig att ta med en expertpartner på automatiseringsresan.
Vi är teknologioberoende och väl insatta i affärsverksamhet. Vi kommer inte att sälja på dig bara en integration, utan det du verkligen behöver.
Om du letar efter en sparringpartner eller en expert som kan kartlägga er situation är du välkommen att kontakta våra experter.
Läs mer om Triuvares tjänster
