Att sammanställa och jämföra offertförfrågningar är jobbigt och arbetskrävande, men väldigt nödvändigt för utvecklingen av ett företags IT-infrastruktur. Ingen vill lägga ner mycket tid på att förbereda offertförfrågningar som till slut resulterar i offerter som nästan inte går att jämföra. Å andra sidan vill ingen heller ta beslut i blindo om en framtida IT-partner baserat enbart på pris, eftersom mycket av innehållet i tjänsten helt enkelt kan undgå en då.
Så hur kan du för en gångs skull lyckas riktigt bra med konkurrensutsättningen av IT-tjänster? Här är våra tips på hur du får in offerter som är enkla att jämföra men som skiljer sig på väsentliga punkter.
Nyckeln till bättre offertförfrågningar: våra 2 bästa tips
1: Beskriv nuläget i ditt företag noggrant.
Gör en förteckning över all utrustning, inte enbart datorer och mobila enheter. Kom också ihåg till exempel dataväxlar, basstationer och brandväggar. Plus alla licenser.
Förklara också så detaljerat som möjligt hur mycket tid och kraft som läggs på IT för tillfället. Om ni redan har en IT-partner, kolla exempelvis på en faktura hur mycket ni använt deras tjänster. Om ni däremot själva administrerat IT-funktionen, ta reda på hur många arbetstimmar som spenderats på att sköta IT-ärenden. (Du kan bli förvånad.)
Ju mer detaljerat du kan beskriva den aktuella IT-situationen, desto bättre kommer tjänsteleverantörerna att kunna svara och desto mer jämförbara svar får du.
2: Beskriv nuläget och målsättningarna i offertbegäran, inte behov eller önskad lösning.
Det lönar sig inte att alltför tidigt slå fast vad ditt företag behöver av en IT-partner. Det kan hända att värdefulla tankar lämnas obeaktade, om leverantörerna fokuserar på att offerera den lösning du vill ha i stället för att hjälpa dig hitta det bästa sättet att arbeta. Fokusera inte på en lösning, utan i stället på att beskriva och bestämma vad er affärsverksamhet behöver nu och i framtiden.
Låt IT-experterna bekanta sig med er situation och avgöra vad ert verkliga behov är och hur man bäst löser det. Sätt gärna potentiella tjänsteleverantörer i arbete redan tidigt i anskaffningsprocessen! Det är dessutom en möjlighet för dig att lära dig mer.
Det här är också bra att komma ihåg: + 3 tips
3: Ta reda på det faktiska innehållet i tjänsten.
Hos olika tjänsteleverantörer kan en tjänst med samma namn betyda olika saker – det kan för sin del göra det svårt att jämföra offerter.
Därför rekommenderar vi att man förutom priser och produktrader alltid kräver att tjänsteleverantörerna beskriver tjänsterna och tjänstenivåerna på ett uttömmande sätt. De hjälper dig att förstå vad tjänsterna faktiskt innehåller och hitta den helhet som bäst passar ert företags behov. Beskrivningarna av tjänsterna kan också förklara prisskillnaderna på tjänster med samma namn.
4: Välj en partner som erbjuder en servicemodell som kan ändras vid behov och ett samarbete som kan utökas.
Under anbudsförhandlingarna bör du ta reda på om de potentiella leverantörernas tjänstemodeller kan ändras, ifall behoven hos ditt företag förändras. Det är alltid smart att välja flexibla avtal och även komma ihåg att tjänsteutbudet kan behöva utökas.
När du väljer IT-partner får du gynna även sådana leverantörer som du kommer bra överens med och som du upplever att det skulle gå smidigt att arbeta med - och det kan rentav löna sig.
5: Om du inte själv kan beskriva nuläget, anlita en extern expert.
Om ditt företag varken har kompetens eller tid att utreda er aktuella situation och fundera på vilka krav er verksamhet ställer på IT, ta då gärna hjälp av en expert. Det är bra att göra en nulägesanalys som grund för offertförfrågningarna i synnerhet för en organisation som går på högvarv och saknar intern IT-kompetens. Anlita alltid en oberoende part som gör analysen utgående från behov och inte till exempel med tanke på befintliga tjänstehelheter.
Använd den här färdiga mallen för att beskriva nuläget och skicka offertförfrågningar
Var ska man börja, rent konkret? Börja till exempel med att fylla i uppgifter om din IT-miljö i offertförfrågan.
Med hjälp av det här formuläret kan du sammanställa den viktigaste informationen för offertförfrågningarna. Du kan använda formuläret som sådant när du kontaktar IT-tjänsteleverantörerna.
Du kanske också vill läsa det här som våra experter skrivit:
- Allt om IT-outsourcing – Guide för den som byter IT-partner
- Vi jämför den kontinuerliga servicemodellen med sporadiska stödtimmar: läs det här om du tänker outsourca IT
- Betalar ni för driftsäkerhet eller för avbrott när det gäller serverunderhåll?
