Tietotyön automatisointi puhuttaa koko ajan enemmän. Robotiikka ja automaatio ovat kovassa nosteessa ja niiden mahdollisuuksista ollaan kiinnostuneita toimialaan ja yrityksen kokoon katsomatta.
Millaisiin työtehtäviin ohjelmistorobotti on hyvä työkaveri? Millaisia automaatioita työntekijöiden kannattaa käyttää arjessaan? Mitä liiketoiminnasta vastaavien on hyvä ymmärtää suunnitellessaan laajempia automaatiohankkeita?
Muun muassa näihin teemoihin sukelletaan tässä blogissa.
Psst. Tiivistimme kolme askelta kohti parempaa tuottavuutta tähän videoon. Katso ja opi lisää!
Ohjelmistorobotti eli RPA on hyvä työkaveri yksinkertaisiin ja toistuviin työtehtäviin
Automaatiolla suoritetaan vakioituja ja toistuvia tehtäviä. Sen suurin hyöty tulee ihmisen ajan vapauttamisesta mielekkäämpiin ja vaativampiin tehtäviin. Automaatio ei siis korvaa ihmistä, vaan vapauttaa aikaa tuottavampiin tehtäviin.
RPA suorittaa vakioituja tehtäviä imitoimalla ihmisen työtä. Se on parhaimmillaan tehtävissä, joissa täytyy esimerkiksi hakea, syöttää tai tallentaa tietoa eri järjestelmien tai web-selaimen välillä.
Esimerkiksi TT Gasketsilla RPA hakee automaattisesti tilaustietoja eri järjestelmistä ihmisen käsiteltäväksi.
Automaatiot voivat olla myös henkilökohtaisia arjen apureita
Automaation ei tarvitse olla raskas. Useat PK-yritykset hyötyvät Microsoftin Power Automatesta, joka on suunnattu loppukäyttäjien henkilökohtaisten automaatioiden suorittamiseen ja hallintaan.
Power Automate on omiaan Sharepointiin, Teamsiin tai Office-tuoteperheen ohjelmistojen käytön automatisointiin. Esimerkiksi tiimin vetäjä voi automatisoida Teams-kanavan viestintää tai työntekijä voi automatisoida sähköpostien, vaikkapa rutiinin mukaisten ilmoitusten, käsittelyä.
Työntekijöiden aikaa vapautuu kokonaiskuvassa paljon, vaikka automatisoitavat tehtävät olisivatkin pieniä. Työntekijöiden aikaa ei kulu tehtävien välillä siirtymiseen ja automaatio minimoi inhimilliset virheet.
|
Power Automate on osa Microsoftin Power Platform -tuoteperhettä. Power Platform sisältää laajasti muun muassa raportointityökaluja, sovelluksia, web-portaaleja ja chat-agentteja.
|
Älä tee automaatioprojektia teknologia edellä
Vaikka nostimme RPA:n ja Power Platformin kirjoituksen esimerkiksi, automaatioprojektia ei kannata tehdä teknologia edellä.
Esimerkiksi integraatiot ovat RPA:ta helpommin valvottavia ja hallittavia ratkaisuja tietojen siirtämiseen järjestelmien välillä. RPA:han kannattaakin tutustua vasta kun integraatio ei ole mahdollinen.
Tee takaisinmaksulaskelma arvioinnin tueksi
Mitä kehittyneemmästä teknologiasta on kyse, sen kalliimpaa sen hyödyntäminen usein on.
RPA:n suorittaminen on useissa tapauksissa ilmaista, eli ratkaisussa maksaa ainoastaan lisenssit. Se on kuitenkin verrattain monimutkainen vaihtoehto, sillä sen käyttöönotto ja valvonta ei ole suoraviivaista, kuten esimerkiksi integraatioissa. Oikeassa käyttötapauksessa se maksaa itsensä nopeasti takaisin muun muassa ajansäästön ja prosessin tehostumisen ja laadun varmistuksen kautta.
Power Automaten kaltaiset henkilökohtaiset automaatiot vapauttavat työntekijöiden aikaa jo pienillä kustannuksilla. Näissä tilanteissa automaation takaisinmaksuaika on lyhyt ja hyöty suuri. Työntekijän täytyy kuitenkin itse edelleen kontrolloida automaatiota.
Integraatiot ovat usein ihmiselle näkymättömiä automaatioita tiedon liikuttamiseen järjestelmien välillä. Integraation käyttöönotto ja suorittaminen on suoraviivaisempaa kuin RPA:n. Sen kustannuksiin vaikuttaa muun muassa se, kuinka usein tietoa siirretään. Siksi yrityksissä on hyvä määrittää mitä tarkoittaa ajantasainen tieto. Tyypillisesti PK-yrityksille riittävä tarkkuus on kerran päivässä päivittyvä tieto.
Automaation kypsyysmalli
Triuvare auttaa PK-yrityksiä parantamaan tuottavuutta
Tuottavuusratkaisujen asiantuntijamme auttavat sinua säästämään aikaa, rahaa ja hermoja automatisoimalla manuaalisia työtehtäviä juuri teille sopivimmalla ratkaisulla.
Automaatio ei ole kuitenkaan ihmelääke. Se tekee juuri sitä mitä käsketään – hyvässä ja pahassa. Siksi asiantuntijakumppanista on hyötyä automaatiomatkalla.
Olemme teknologiariippumattomia ja ymmärrämme liiketoimintaa. Emme myy sinulle pelkkää integraatiota, vaan sitä mitä aidosti tarvitset.
Jos kaipaat sparrailukaveria tai asiantuntijaa tilanteenne kartoittamiseen, ota rohkeasti yhteyttä asiantuntijoihimme.
Tutustu Triuvaren palveluihin
