Svämmar arkiven över av föråldrad information i ditt företag? Ger GDPR gråa hår, för att du inte har tillförlitlig insyn i åtkomsthanteringen tillförlitlig? Är kraven på retention och förvaring av information beroende av en enskild medarbetares minne?
Nycklarna som öppnar de här ganska typiska låsen till informationshanteringen finns i klassificeringen av information. I den här artikeln kan du läsa om hur informationsklassificeringen gör hanteringen av informationens livscykel möjlig och vardagen smidigare för dem som arbetar med information i ditt företag.
Informationsklassificering är en outnyttjad potential
Enligt vår erfarenhet finns det många företag som har mycket outnyttjad potential att hämta genom informationsklassificering. Antingen klassificeras informationen inte alls, eller så har man inte kombinerat klassificeringen med systematiska informationshanteringsprocesser och automatiserade arbetsflöden som skulle effektivera arbetet och minimera risken för mänskliga misstag.
Med informationsklassificering avser vi ett sätt att gruppera information. Med hjälp av klassificering kan systemen få information om bland annat informationens position, innehåll eller syfte.
Utgående från klassificeringen kan man skapa regler som bidrar till att informationen behandlas på ett säkert sätt, dess integritet säkerställs och den förstörs på ett kontrollerat sätt. Endast genom klassificering kan allt det här arbetet automatiseras, och då är till exempel dokumentförstöringen efter förvaringstiden inte längre beroende av någon persons minne, utan en automatiserad funktion.
Med hjälp av informationsklassificering säkerställer du till exempel följande:
|
Det här är vad som krävs och så här går det till
Vilken typ av klasser behöver just din organisation? Till vilka typer av arbetsflöden lönar det sig att lägga till klasser och taggar?
Sett ur ett informationssäkerhets- och dataintegritetsperspektiv blir det bara viktigare att klassificera information och i synnerhet att kombinera klasser med automatisering, ju fler anställda ditt företag har. När antalet anställda växer, ökar även informationsmassan och informationen splittras upp.
Så här kommer du igång med informationsklassificeringen:
|
Förvaringen av informationen är bara en liten del av hanteringen av hela livscykeln — läs mer
Med hjälp av informationsklassificering kan man rentav helt automatiskt lösa problem med användarrättigheter och förvaring av informationen. I vår senaste guide beskriver våra experter på informationshantering möjligheterna med informationsklassificering och berättar hur man får till en bra informationsklassificering. Om något av följande scenarion är ens möjligt i ditt företag, ladda då ner guiden om hantering av informationens livscykel och försäkra er om trygga och smarta metoder för informationshanteringen:
- Du har inte tillförlitlig information om vem som öppnar eller kopierar data.
- Obehöriga personer kan ha tillgång till känslig eller konfidentiell information.
- Det finns utrymme för mänskliga misstag. Man kan till exempel bifoga konfidentiella dokument som bilaga till ett e-postmeddelande.
- Att information förstörs på ett kontrollerat sätt efter förvaringstidens slut är beroende av en enskild persons minne.
