Byggbranschen digitaliseras i en takt som förskräcker de svagaste — har ni redan tagit i bruk alla verktyg som underlättar det dagliga arbetet? En av de vanligaste utmaningarna i branschen är informationsgången mellan olika aktörer. Försök görs också för att underlätta det här med exempelvis gemensamma mappar i molnet och olika snabbmeddelanden. Är detta verkligen effektivt?
Om det är så att ditt företag fortfarande kunde utveckla informationsgången i byggprojekten och ni i synnerhet behöver ett enhetligt och informationssäkert sätt att göra det på, då ska du läsa vidare. Vi presenterar ett exempel på hur du enkelt kan göra informationsgången smidigare samtidigt som du säkerställer att inga fel görs på byggarbetsplatsen, åtminstone inte på grund av föråldrad information.
Om informationen inte når fram, kan misstag och onödigt arbete uppstå
Oavsett om det är skolor, köpcentrum, broar eller hamnar som byggs är det mycket troligt att byggföretagen har flera samarbetsparter i varje projekt. Planerare, leverantörer, underleverantörer, entreprenörer...
Det finns en brokig samling praxis och verktyg för att dela och lagra information — även inom ett och samma företag kan olika projekt ha sina egna verktyg och vanor. Lösningar för till exempel informationsförmedling hittas på i farten i stället för att man skulle skapa egna koncept för den.
Konsekvenserna kan till exempel bli de här:
- Den mest aktuella informationen når inte alla som behöver den och det slutar med att man utför arbetet utgående från föråldrad information. Fel uppstår och korrigeringsarbeten gör att arbetet avancerar långsammare.
- Arbetstid spenderas på att dela information och dubbelkolla att alla fått den.
- Riskerna med informationssäkerheten ökar — hur ska man se till att rätt personer har tillgång till rätt information vid rätt tidpunkt, men inget annat?
- Det blir svårare att hålla tidtabell och budget för projektet.
Så här kan du ordna informationsgången i byggprojekten — ett projektspecifikt team i Microsoft Teams
Man kan säkerställa informationsflödet på många sätt. Ett verktyg som befunnits vara bra, stabilt och fungera även i mobilt arbete är Microsoft Teams.
Du kan skapa ditt eget byggprojektspecifika team i Microsoft Teams, vilket gör att du kan ha all kommunikation på ett ställe. I Teams kan man både kommunicera och dela filer och då finns den senaste informationen alltid tillgänglig för alla.
Vi hjälper er att komma i gång med Teams och utnyttja det effektivt.
Teams kan användas med såväl byggnadsbyråns datorer, de gemensamma enheterna i byggplatsbaracken som med medarbetarnas personliga mobila enheter. Externa användare kan också bjudas in som gäster i teamet. Så även om underleverantörerna själva inte använder Microsoft 365-tjänster i sin egen organisation, är det inget hinder för att använda MS Teams i ett byggprojekt.
Kom ihåg, att oavsett vilket verktyg som används är det viktigt att ni kommer överens om gemensamma spelregler för hur verktyget används och vilken information som delas. Om det behövs ska ni instruera samarbetspartnerna så att de har den kunskap och säkerhet som krävs för att använda den kommunikationskanal som ni väljer.
IT är en effektiv lösning för informationsgången och andra utmaningar i byggprojekt
Hur kan IT sätta fart på och effektivera byggföretagets verksamhet, inklusive entreprenörer och underleverantörer? Hur kan man ta hand om informationssäkerheten i mobilt arbete och hanteringen av mobila enheter? Vad kan ditt företag ännu digitalisera?
Ladda ner Handbok för byggföretagets IT-chef så får du svar på dessa frågor.
