IT möjliggör företagens kärnprocesser, så infrastrukturen måste vara uppdaterad och uppfylla behoven som ständigt förändras i ett växande företag. Tillväxten kräver att man kan hantera användarna på ett bättre sätt och kan skala funktionerna. Dessutom innebär skärpta krav på informationssäkerheten utmaningar för företag av alla storlekar. I det här blogginlägget förklarar vår expert Antti Patronen vad i synnerhet växande företag behöver tänka på när det gäller IT.
IT handlar inte enbart om enhetshantering, datasäkerhet eller anskaffning av serverutrymme, utan måste ses som en helhet. En välskött IT-helhet möjliggör företagets verksamhet och stödjer dess kärnprocesser i en föränderlig affärsmiljö. I värsta fall kan IT bromsa företagets verksamhet. Men i bästa fall kan IT möjliggöra och snabba upp tillväxten.
I många unga och växande företag arbetar man på ett sätt som bygger på entreprenörsanda. När alla drar åt samma håll, når man också goda resultat! I en sådan miljö är det lätt att glömma att förändringar i personalen är en naturlig del av arbetslivet. Därför lönar det sig att beakta användarhanteringen även i företag med bara få anställda. Den garanterar att personalväxlingen sker på ett kontrollerat sätt och säkerställer att information och affärskritiskt material bibehålls inom företaget.
Ett företags användarhantering baseras vanligtvis på Active Directory, dvs. AD-användarnamn. Man använder AD-användarnamn för att logga in på bl.a. e-postkonton och arbetsstationer, men de kan också användas som användarsignum för andra system. Inte ens små företag bör förlita sig på användningen av personliga användarnamn, som t.ex. privata e-postadresser. Användning av t.ex. privata lagringstjänster av data såsom OneDrive eller Dropbox utgör också en risk för företaget, både när det gäller förvaring av data och informationssäkerhet.
Åtkomsthantering är en viktig del av användarhanteringen. Åtkomsthantering innebär till exempel att man begränsar rättigheterna till filer eller nätverksdiskar. I många företag är rollerna starkt förknippade med specifika personer, och åtkomst till filarkiven har beviljats användarspecifikt. I stället för användarspecifik åtkomsthantering lönar det sig att gå in för åtkomsthantering som baseras på grupper, även om vissa grupper i ett litet företag skulle ha bara en person i det första skedet. När åtkomsthanteringen baserats på grupper ända från början är den enklare att hantera även då företaget växer.
Företag som växer och expanderar kan på en gång ta stora kliv framåt. Till exempel en ökning av antalet kunder eller anställda kan vara plötslig och säsongsbetonad. Vinnarna är de företag som kan reagera smidigt på förändringarna. IT-miljön antingen förhindrar eller gör det möjligt att reagera.
En av de största utmaningarna i tillväxtföretagens IT-miljö är sådana anskaffningar, som gjorts bara utifrån de aktuella behoven vid en viss tidpunkt. Kapacitetsproblem är vanliga i synnerhet med servrar som byggts i företagets egna lokaler, eftersom företagens behov av serverutrymme vanligtvis ökar i takt med att de växer. Därför kan serverlösningarna utgöra hinder för tillväxten. Tillväxtföretagen behöver alltid återspegla IT-anskaffningarna i företagets tillväxtstrategi, på samma sätt som man gör med övriga beslut.
Molntjänster möjliggör snabb tillväxt. Det lönar sig att satsa på dem, även om till exempel fjärranvändning eller hantering av flera verksamhetsställen ännu inte skulle vara aktuella. Å andra sidan uppfyller molntjänsterna inte behoven hos alla företag. Till exempel reklambyråer och tryckerier hanterar stora filer, och i sådana fall säkerställer lokal lagringskapacitet att man kan arbeta smidigt. Då behöver man inte hantera stora filer över nätet, vilket kunde göra behandlingstiden för filerna längre. Å andra sidan kräver vissa branscher att uppgifterna måste finnas inom Finlands gränser, och då kan en server i det egna företagets lokaler vara det bästa alternativet. Tillväxtföretagens bästa vän är en sparrande IT-partner som förstår kundens verksamhet och vet vilka IT-lösningar som kan stödja den.
Tienformationssäkerhet uppnås genom att man beaktar den på ett övergripande sätt i företagets verksamhet. Användarhanteringen och serverlösningarna som vi tidigare nämnde är en viktig del av företagets informationssäkerhet. Dessutom påverkas informationssäkerheten av hur data och filer hanteras och av andra gemensamt överenskomna praxis, t.ex. i fråga om dataskydd.
Hoten mot informationssäkerheten utgörs av till exempel ovarsam hantering av papper eller föråldrade programvaror. Utmaningarna övervinns med tillräcklig kunskap och expertis och en tydlig ansvarsfördelning. Både personalen och IT-avdelningen måste vara medvetna om vem som ansvarar för att uppdatera utrustningen. Dessutom verkar hanteringen av mobila enheter fortfarande orsaka gråa hår i många företag.
I företag där man satsar på att välja en bra IT-partner frigörs personalresurser som kan användas för att utveckla företagets kärnverksamhet. Dessa företag ser samtidigt till att deras IT fungerar även i framtiden. En extern partner är ofta mer kunnig och har alltid aktuell information om moderna lösningar.
Partnern är som en del av IT-miljön. Partnern påverkar IT-miljöns skalbarhet på samma sätt som hårdvara och annan infrastruktur. Om företaget till exempel upplever en plötslig tillväxt och man snabbt måste få i gång tjänster för nya medarbetare, måste även partnern snabbt kunna reagera när de får en begäran. Därför bör ett tillväxtföretag satsa på att hitta en bra partner.
Bekanta dig med vårt kostnadsfria expertmaterial! Du kanske är intresserad av t.ex. de här nedladdningsbara guiderna: