IT mahdollistaa yritysten ydinprosessit, joten infran tulee olla ajan tasalla ja vastata kasvavan yrityksen jatkuvasti muuttuviin tarpeisiin. Kasvu edellyttää parempaa käyttäjähallintaa ja toimintojen skaalautuvuutta. Lisäksi kiristyvät tietoturvavaatimukset asettavat haasteita kaikenkokoisille yrityksille. Tässä blogissa asiantuntijamme Antti Patronen kertoo, mitä erityisesti kasvavien yritysten tulee huomioida IT:ssä.
Mitä kasvavan yrityksen tulee huomioida IT:ssä?
IT ei tarkoita pelkästään laitehallintaa, tietoturvaa tai palvelintilojen hankintaa, vaan sitä tulee ajatella kokonaisuutena. Hallittu IT-kokonaisuus mahdollistaa yrityksen toiminnan ja tukee sen ydinprosesseja muuttuvassa liiketoimintaympäristössä. IT voi pahimmillaan jarruttaa yrityksen toimintaa. Parhaimmillaan se on kuitenkin kasvun vauhdittaja ja mahdollistaja.
Käyttäjähallinta
Monessa nuoressa ja kasvavassa yrityksessä tehdään töitä yrittäjähenkisesti. Kun kaikki puhaltavat yhteen hiileen, saadaan aikaan myös hyviä tuloksia! Tällaisessa ympäristössä kuitenkin helposti unohdetaan, että henkilöstömuutokset ovat luonnollinen osa työelämää. Käyttäjähallinta kannattaakin ottaa huomioon jo muutaman hengen yrityksissä. Sen avulla taataan hallitut henkilöstövaihdokset sekä turvataan tiedon ja liiketoiminnan kannalta kriittisen materiaalin säilyminen yrityksessä.
Yrityksen käyttäjähallinta perustuu tavallisesti Active Directory, eli AD-tunnuksiin. AD-tunnuksilla kirjaudutaan mm. sähköpostitileille ja työasemille, mutta ne toimivat myös muiden järjestelmien käyttäjätunnuksena. Pienissäkään yrityksissä ei tulisi turvautua henkilökohtaisten tunnusten, kuten yksityisten sähköpostiosoitteiden käyttöön. Lisäksi esimerkiksi yksityisten OneDrive- tai Dropbox-tallennustilojen käyttö on yritykselle riski niin tiedon säilymisen kuin tietoturvan näkökulmasta.
Pääsynhallinta on tärkeä osa käyttäjähallintaa. Sillä tarkoitetaan esimerkiksi tiedostojen tai verkkolevyjen oikeuksien rajoittamista. Monissa yrityksissä roolit henkilöityvät vahvasti tiettyihin ihmisiin, jolloin pääsy tiedostoarkistoihin on myönnetty käyttäjäkohtaisesti. Käyttäjäkohtaisen pääsynhallinnan sijaan kannattaa suosia ryhmiin perustuvaa pääsynhallintaa, vaikka pienessä yrityksessä joihinkin ryhmiin kuuluisi ensimmäisessä vaiheessa vain yksi henkilö. Kun pääsynhallinta on tehty alusta alkaen ryhmäperusteisesti, sitä on helpompi hallita myös yrityksen kasvaessa.
Skaalautuvuus
Kasvavat yritykset saattavat ottaa kerralla suuriakin harppauksia kasvupolullaan. Esimerkiksi asiakas- tai henkilöstömäärän kasvu voi olla äkkinäistä ja kausittaista. Voittajia ovat ne yritykset, jotka pystyvät reagoimaan muutoksiin ketterästi. IT-ympäristö joko estää tai mahdollistaa reagoinnin.
Yksi suurin haaste kasvuyritysten IT-ympäristössä ovat hankinnat, jotka on tehty vain sen hetken tarpeiden perusteella. Erityisesti yrityksen omiin tiloihin rakennettujen palvelinten kapasiteettiongelmat ovat yleisiä, sillä yritysten palvelintarpeet lisääntyvät tyypillisesti kasvun myötä. Tämän vuoksi palvelinratkaisut saattavat luoda kahleita kasvulle. Kasvuyrityksissä kannattaakin peilata IT-hankintoja, kuten muitakin päätöksiä aina yrityksen kasvustrategiaan.
Pilvipalvelut mahdollistavat ketterän kasvun. Niihin kannattaakin panostaa, vaikka esimerkiksi etäkäyttö tai useamman toimipisteen hallinta eivät olisikaan vielä ajankohtaisia. Toisaalta pilvipalvelut eivät vastaa jokaisen yrityksen tarpeisiin. Esimerkiksi mainostoimistoissa tai painotaloissa käsitellään suuria tiedostoja, jolloin paikallinen tallennuskapasiteetti takaa sujuvan työskentelyn. Tällöin suuria tiedostoja ei tarvitse käsitellä netin yli, mikä saattaisi lisätä viivettä tiedostojen käsittelyssä. Toisaalta joillakin toimialoilla tietojen täytyy sijaita Suomen rajojen sisäpuolella, jolloin oman yrityksen tiloissa sijaitseva palvelin saattaa olla paras vaihtoehto. Kasvuyritysten paras ystävä onkin sparraava IT-kumppani, joka ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa ja tietää, millä IT-ratkaisuilla sitä tuetaan.
Tietoturva
Tietoturva muodostuu sen kokonaisvaltaisesta huomioimisesta yrityksen toiminnoissa. Aikaisemmin mainitut käyttäjähallinta ja palvelinratkaisut ovat tärkeä osa yrityksen tietoturvaa. Lisäksi tietoturvaan vaikuttavat tietojen ja tiedostojen käsittelymenetelmät sekä muut yhteisesti sovitut käytänteet esimerkiksi suojauksiin liittyen. Olemme listanneet tietoturvan peruselementit tietoturvaoppaaseemme.
Tietoturvauhkia aiheuttavat esimerkiksi huolimaton paperinkäsittely tai vanhentuneet ohjelmistot. Haasteet selätetään riittävällä tiedolla ja osaamisella sekä selkeällä vastuunjaolla. Henkilöstön ja IT-osaston on molempien oltava tietoisia siitä, kuka vastaa laitteiden päivityksistä. Lisäksi mobiililaitehallinta näyttää edelleen aiheuttavan harmaita hiuksia monissa yrityksissä.
Kasvuyrityksen IT vaatii jatkuvaa mukauttamista ja siten huippuosaamista
Yrityksissä, joissa panostetaan hyvän IT-kumppanin valintaan, vapautetaan henkilöstön resursseja yrityksen pääasiallisen liiketoiminnan kehittämiseen. Samalla näissä yrityksissä varmistetaan, että IT toimii huomennakin. Ulkoisella kumppanilla on usein enemmän osaamista ja aina ajantasainen tieto moderneista ratkaisuista.
Kumppani on kuin osa IT-ympäristöä. Kumppani vaikuttaa IT-ympäristön skaalautuvuuteen samalla tavalla kuin laitteisto ja muu infra. Jos esimerkiksi äkkinäisen kasvun myötä uusille työntekijöille tulee saada nopeasti palvelut ylös, tulee myös kumppanin taipua pikaisiin pyyntöihin. Siksi kasvuyrityksen kannattaakin panostaa hyvän kumppanin löytämiseen.
Haluatko lisätietoja?
Tutustu maksuttomiin asiantuntijamateriaaleihimme! Sinua saattaa kiinnostaa esimerkiksi nämä ladattavat oppaamme:
- Lue lisää PK-yrityksen tietoturvasta – Lataa PK-yrityksen tietoturvaopas
- Kiinnostuitko pilvipalveluista? – Lataa Pilvipalvelintilan ostajan opas
- Etsitkö sopivaa IT-kumppania? – Lataa IT-kilpailuttamisen opas
