Omassa arjessa olen viime aikoina miettinyt tietojohtamisen kysymyksiä ensisijaisesti isojen julkisten organisaatioiden, kuten kuntien ja maakuntien näkökulmasta. Tämä on rajoittunut näkökulma, mutta ajankohtainen ja tärkeä jokaisen meidän kannalta.
Pysähdytäänpä nyt hetkeksi pienempien organisaatioiden kysymysten äärelle. Tämäkin on tärkeää, itse asiassa todella tärkeää, kun katsoo tilastoja. Alla pieni fakta-pläjäys Suomen yrittäjien sivuilta.
Suomessa on 283 563 yritystä (Tilastokeskus, Yritysrekisteri 2016) pois lukien maa-, metsä- ja kalatalous. Ne työllistävät 1,4 miljoonaa ihmistä ja tuottavat veroja, joilla maksetaan palveluita kaikille. Yrityksistä 93,3 prosenttia on alle 10 hengen yrityksiä.
Yritysten 385 miljardin euron liikevaihdosta yli puolet (59 %) syntyy pk-yrityksissä ja pk-sektorin osuus BKT:sta on runsaat 40 prosenttia.
Pysäyttäviä lukuja pienten yritysten määrästä ja tärkeydestä Suomen kansantaloudelle.
Tuppaa välillä nämä realiteetit tutkijalta (ja ehkä monelta muultakin) unohtumaan, kun yrittää seurata tietojohtamisen niin akateemista kuin muutakin kotimaista keskustelua. Helposti keskustelu eksyy suuryritysten ja julkisen sektorin kysymyksiin.
Onko se tietojohtaminen sitten kovin erilaista yksityisellä tai julkisella sektorilla?
Lähtökohtaisesti ei minusta. Peruskysymykset ovat samat. Molemmilla sektoreilla yritetään ymmärtää tiedon moniulotteista roolia yksilöiden valintojen, organisaatioiden menestyksen ja yhteiskunnan kukoistuksen takana. Organisaation koolla sen sijaan on varmasti merkitystä. Sovellutukset, käytettävissä olevat resurssit ja toimijoiden tavoitteet vaihtelevat suuresti.
Aihepiirin tutkijana on ollut ilahduttavaa havaita viimeaikainen runsas kiinnostus tiedolla johtamista kohtaan. Eikä tämä kiinnostus rajoitu pelkästään julkiselle sektorille tai suuryrityksiin. Useat toimijat ovat viimeisen vuoden aikana julkaisseet omia tiedolla johtamisen oppaitaan sekä tuoneet markkinoille uusia teknologisia ratkaisuja ja palveluita, joilla pyritään auttamaan pieniä tai keskisuuria yrityksiä tiedolla johtamisen saralla. Kerrassaan mainiota.
Omat neuvoni tiedolla johtamista aloitteleville pienille ja keskisuurille yrityksille ovat varsin yksinkertaiset. Ensinnäkin, keskity olennaiseen. Silloin kun resurssit ovat rajalliset ja pääosa henkilöstöstä on kiinni operatiivisessa toiminnassa ei ole varaa eksyä kehitysprojektien viidakkoon. Tämä voidaan nähdä sekä haasteena että vahvuutena. Positiivista on se, että investointeja pohditaan tarkkaan ja tehdään perusteltuja valintoja. Tämähän on juuri sitä tiedolla johtamista parhaimmillaan.
Tietojohtamisen hyödyt voivat olla moninaiset. Näiden joukossa mainitaan usein esimerkiksi seuraavia unelmia: nopeampi informaation löytäminen, tuottavuuden suotuisa kehitys ja päällekkäisen työn vähentyminen. Kaikki nämä ovat varmasti jokaisen yrityksen toivelistalla. Tiedolla johtamiselta toivotaan usein myös nopeampaa ja laadukkaampaa päätöksentekoa. Lisäksi innovaatiot, tehokkuus, hukan poistaminen ja asiakastyytyväisyys saavat tyypillisesti useampia mainintoja.
Joku varmaan huusi jo bingo. Miltäpä tempulta näitä ei odotettaisi?
Tutkijana en uskalla kaikkia edellä listattuja hyötyjä ainakaan joka tapauksessa luvata. Minulle tietojohtamisen hyödyt liittyvät ensisijaisesti oman organisaation toiminnan ja sen toimintaympäristön parempaan ymmärtämiseen. Tämä mahdollistaa oppimisen ja aikaisempaa parempien toimintamallien kehittämisen.
Uskon toki vahvasti, että oppiminen ja uudet toimintamallit viime kädessä johtavat tuloksellisuuden suotuisaan kehitykseen. On kuitenkin organisaatiosta itsestään kiinni, syntyykö niitä hyötyjä vai ei. Tämän vuoksi on tärkeätä keskittyä olennaiseen, eli sellaisten prosessien kehittämiseen, joilla on keskeinen rooli omassa liiketoiminnassasi.
Toinen vinkkini on olla realistinen. Tom Davenport puhui syyskuun alussa Tampereella matalla riippuvista hedelmistä. Hieman samaan asiaan liittyen olen itse käyttänyt esimerkkinä ilkeää äitipuolta ja kehottanut varovaisuuteen verrokkeja valitessa. Ei liian helppoa, mutta ei liian vaikeaakaan. Vaikka naapurilla olisikin hienot systeemit, eivät ne välttämättä sovi juuri teidän organisaatioonne.
Edellisen jatkona, elämä on opettanut, että yksinkertainen on kaunista. Hienoimmatkaan järjestelmät eivät tee onnelliseksi, jos niitä ei osata käyttää tai jos ne eivät taivu mallintamaan teidän liiketoimintaanne.
Haluan myös muistuttaa, että tiedolla johtaminen on pitkälti kulttuurikysymys. Tiedolla johtamisen ratkaisun tulee istua organisaation DNA:n, muuten siitä tulee irrallista ja paperin makuista. Tästä on maailmassa jo ihan liikaa esimerkkejä. Ei raportointia raportoinnin vuoksi, vaan aidosti vastauksia liiketoiminnan kannalta keskeisiin miksi-kysymyksiin.
Loppuun vielä tavoistani poiketen ihan konkreettinen suositus, tai kaksikin. Toinen ”ostajalle” ja toinen ”myyjälle”. Oli kyseessä sitten sisäinen tai ulkoinen asiakassuhde.
Ostaja: selitä myyjälle liiketoimintaongelmasi ja edellytä tältä keskittymistä, kun kerrot tiedolla johtamisen tarpeistasi. Jos et mielestäsi saa huomiota, soita seuraavalle palveluntarjoajalle.
Myyjä: älä tyrkytä, vaan kuuntele ja yritä ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa ja sen tietotarpeita. Jos pystyt tarjoamaan ratkaisun näihin, on hyvät saumat kauppaan.
Yksinkertaista. Näiden ohjeiden noudattaminen luo hyvän pohjan pitkäkestoiselle asiakassuhteelle. Molemmilla osapuolilla pitää olla kirkkaana mielessä, että tiedolla johtamisen ensisijainen tavoite on palvella organisaation perustehtävää. Ratkaisusta on lisäarvoa vain, jos se integroituu saumattomasti osaksi johtamisjärjestelmää ja tukee organisaation liiketoimintaa. Näiden ohjaamana löytyy varmasti oikeat ratkaisut.
Kirjoittaja toimii tutkimusjohtajana Tampereen yliopiston johtamiskorkeakoulussa. Harrin omaan blogiin pääset tästä.
