Yrityksen arvokkain omaisuus sijaitsee useimmiten juuri tietoverkoissa. Käyttäjähallinta liittyy yrityksessä kaikkeen tekemiseen - on kyseessä sitten dokumenttihallinta, työntekijän tietojen tai liiketoimintatiedon käsittely.
Tietoverkkojen hallinta vaatii yritykseltä riittävää tietojärjestelmä- ja laiteosaamista, luotettavaa ja riittävää dokumentointia sekä muita hallintaan liittyvien prosessien noudattamista.
Käyttäjähallinnan ensisijaisena tavoitteena on varmistaa liiketoiminnan häiriötön jatkuminen. Käyttöoikeuksien oikeaoppisella hallinnalla varmistetaan, että yrityksen työntekijät pääsevät tietoverkossa liikkuessaan oikeisiin tietoihin oikein perustein.
Riskit kuriin käyttöoikeuksilla
Yrityksen työntekijöiden ei pitäisi päivittäisessä työssään tehdä mitään käyttäjähallinnan eteen. Siksi yrityksissä tulisi tarkkaan miettiä, kuka vastaa käyttöoikeuksista. Hyvin hoidettu käyttäjähallinta vähentää tietoriskejä, koska sen avulla käyttöoikeudet pidetään jatkuvasti ajan tasalla.
Yrityksen sisäisissä hankkeissa on olennaista varmistaa henkilöstöhallinnon tuki tietohallinnolle. Tietoturvan osallistuminen hankkeisiin on itsestäänselvyys. Organisaation sisäisten käyttöoikeuksien hallintahankkeissa tulee kiinnittää huomiota analysoinnin ja raportoinnin kehittämiseen.
Työkalut kuntoon heti kättelyssä
Kun uusi työntekijä astuu taloon, käyttäjähallinnan ansiosta hän saa automaattisesti tehtäviään vastaavat käyttöoikeudet, joilla hän pääsee tarvitsemiinsa palveluihin. Hän selviää yhdellä salasanalla, kun taas hajallaan olevassa järjestelmässä samalla työntekijällä saattaa olla useita salasanoja eri palveluihin.
Päinvastainen tilanne on edessä työntekijän lähtiessä talosta. Käyttäjähallinnan ansiosta tiedetään heti, miten toimitaan poistuvan työntekijän salasanojen ja sähköpostilaatikon kanssa. Järjestelmästä tulisi selvitä myös työntekijöille luovutetut työvälineet ja niiden lunastamiseen liittyvät toimenpiteet.
Käyttäjätunnus on henkilökohtainen lupa hyödyntää atk-palveluita. Sitä tarvitaan muun muassa tietokoneilla työskentelyyn, verkkotulostimien ja yhteisiin tiedostoihin pääsyyn sekä sähköpostin käyttöön. Käyttäjätunnusta ei voi käyttää ilman henkilökohtaista salasanaa.
Ota nämä seikat huomioon käyttäjähallintaa suunnitellessa:
- Minkälaisiin tietoihin työntekijöiden on päästävä käsiksi hoitaakseen työnsä mahdollisimman tehokkaasti?
- Kuka vastaa käyttöoikeuksista?
- Miten toimitaan uuden työntekijän tullessa taloon tai työntekijän lähtiessä talosta?
Haluatko lisätietoja?
Käyttäjähallinnan tärkeys korostuu mm. voimakkaassa kasvussa olevien yritysten IT-infrassa. Lue lisää käyttäjähallinnasta Kasvuyrityksen IT-oppaasta.
