Miten varmistaa, että tehty työ ei mene hukkaan? Oletko tehnyt selkeän suunnitelman siitä, miten, missä ja miten pitkään tieto säilytetään. Onko tieto tallennettu oikein ja otetaanko siitä säännöllisesti varmuuskopiot? Oikeaoppinen varmuuskopiointi on paras ja edullisin vakuutus, jonka voit tiedostoillesi hankkia.
Kaiken pohjana oikeaoppinen tallennus
Jotta voit ottaa varmuuskopiot, tiedostojen täytyy olla tallennettuna oikein. Lue lisää oikeaoppisesta tallentamisesta huolettoman IT-käyttäjän oppaan osasta 2 täältä.
Työaseman varmuuskopiointi
Kun tiedostot on tallennettu oikein, jokainen työasema varmuuskopioidaan. Tämä hoituu kätevimmin valmiina olevien tuotteiden avulla verkon yli. Muistathan, että on olemassa tuotteita, jotka eivät vaadi käyttäjän olemista työpaikan verkossa!
Palvelin – kaiken keskus
Kaikki yhteinen tieto säilytetään keskitetyssä paikassa – palvelimella.
Huomaathan, että myös palvelin täytyy varmuuskopioida säännöllisesti johonkin ulkoiseen paikkaan. Vaihtoehtoina ovat esimerkiksi nauha, DVD tai ulkoinen kovalevy. Tiedot voidaan kopioida myös verkon yli toiseen paikkaan.
Palvelimen tiedostoista on erittäin suositeltavaa myös ylläpitää versiohistoriaa, sillä mitä useampi henkilö muokkaa samoja tiedostoja niin vahinkopainallusten riski kasvaa.
Mikä taso riittää varmuuskopioinnille?
Ei ole olemassa yhtä oikeaa vastausta siihen, miten paljon varmuuskopiointia täytyy tehdä.
Varmuuskopioinnin tärkeys korostuu erityisesti sellaisilla yrityksillä, joiden täytyy säilyttää tietoja kymmeniäkin vuosia lain ja säädösten vaatimusten takia.
On huomioitava myös esimerkiksi toimitilaan kohdistuvat fyysiset vahingot, kuten tulipalot, vesivahingot ja murtovarkaudet.
Yleinen sääntö on, että muutama vanhempi tiedostoversio riittää. Poikkeuksia on. Esimerkiksi palosammutussuunnitelmat vaativat tietyn säilytysjakson – samoin henkilötiedot.
Automaattinen vai manuaalinen varmuuskopiointi?
Ehdoton suositus on, että varmuuskopiointi hoidetaan automaattisesti. Manuaalinen kopiointi toimii vain harvoin, sillä ihmisellä ei ole robotin muisti. Mikäli yritys haluaa hoitaa kopioinnin manuaalisesti, sen pitää määrittää vastuut selkeästi.
Oleellinen osa varmuuskopiointia ovat myös testipalautukset. Kerran kuukaudessa on syytä testata, että kopioitu tieto saadaan tarvittaessa palautettua.
Ei ole sama, mikä yritys varmuuskopioinnin hoitaa
Varmuuskopiointi on siirtymässä yhä enemmän fyysisiltä medioilta verkon yli hoidettavaksi. Tällöin ei ole enää sama, minkä yritys varmuuskopioinnin hoitaa.
Esimerkiksi EU-lainsäädäntö edellyttää, että potilastiedot säilytetään maan rajojen sisäpuolella. Isot, kansainväliset yritykset eivät ilmoita tiedostojen fyysisiä sijaintipaikkoja, joten kotimainen on joissakin tapauksissa ainoa ratkaisu.
Vinkki: Kun varmuuskopiointi on kunnossa, esimerkiksi tulipalo ei aiheuta tietojen osalta paniikkia. Ja kuten kaikessa muussakin – muista perehdyttää uudet työntekijät myös varmuuskopioinnin osalta!
Haluatko lisätietoja?
Lataa maksuton oppaamme ja lue, mitä muuta yritysten tulisi huomioida, jotta ICT-infra tukisi yrityksen liiketoimintaa myös tulevaisuudessa.
