Suomen ammatillisen koulutuksen kulttuuri- ja urheiluliitto SAKU ry siirtyi viime kesänä käyttämään Triuvaren ulkoistettua IT-palvelua ja Office 365 -ohjelmistoa. SAKU ry tarjoaa liikunta-, kulttuuri ja hyvinvointipalveluita ammatilliseen koulutukseen opiskelijoille ja henkilöstölle. Siirtymisen lähtökohtana oli tarve IT-tuelle yhdistyksen oman IT-henkilön keskittyessä ohjelmointitöihin. Toinen lähtökohta oli etätyöskentelyn helpottaminen. Valtakunnallisena järjestötoimijana SAKU ry:n henkilöstö liikkuu ympäri Suomen.
Kumppaniksi toimija, jolla on kasvot
SAKU ry kilpailutti it-palvelunsa keväällä 2016. Vaihtoehtona oli myös isompi, kansainvälinen yritys.
- Siinä tuli itselle sellainen olo, että heille oli oleellisempaa se, mitä he haluavat myydä, eikä se, mitä me haluamme ostaa. Ajattelin, että jollain vähän pienemmällä toimijalla olisi henkilökohtaisempi ote. Halusimme sellaisen kumppanin, jolla on kasvot ja joka on meidän oloinen, kertoo Saija Sippola, SAKU ry:n toiminnanjohtaja.
Triuvaren verkkosivuilta Sippola huomasi, että asiakkaina oli muitakin järjestötoimijoita. Se oli SAKU ry:lle kiinnostava tieto, koska monella järjestöllä tarpeet ja resurssit ovat samankaltaiset. Varsinainen siirtyminen Triuvaren palveluihin oli yhdistykselle helppoa ja nopeaa. Yhdistys valitsi Triuvaren kumppanikseen loppukeväästä ja ennen juhannusta kaikki tekniset muutokset olivat valmiina.
Yhteistyön aloittaminen oli helppoa ja nopeaa
- Asiakkaan vastuulla oli palveluihin tutustuminen ja niiden sekä laitteistojen valinta. Kun prosessi käynnistyi, hoidin henkilöstölle tiedottamisen ja sovimme aikataulut niin, että muutostyöt haittasivat mahdollisimman vähän normaalia työskentelyä. Sharepointin osalta suunnittelimme itse kansiorakenteen ja kun se oli meille toiveidemme mukaan räätälöity, siirsimme tiedostot sinne. Käyttöönottopäivänä IT-asiantuntija teki varsinaiset työt, ja itse seurasimme mitä tapahtuu ja opettelimme samalla uusien laitteiden ja ohjelmistojen käyttöä ja esitimme omia toiveita ja kysymyksiä, kertoo Sippola.
- Meille otettiin käyttöön uusia koneita ja vanhoihin koneisiin asennettiin Office 365. Siinä ei mennyt kuin yksi työpäivä, kun Triuvaren tekninen asiantuntija Juhani oli paikalla laittamassa järjestelmät kuntoon. Hänen kanssaan sovittiin, että harjoitellaan ensin muutama viikko käyttöä, minkä jälkeen hän tulee pitämään varsinaisen käyttöönottokoulutuksen. Ohjelmat olivat niin tutun oloisia ja helppokäyttöisiä, että kaikki pystyivät harjoittelemaan niiden käyttöä itsenäisesti, ja harjoitellessa syntyneitä kysymyksiä pääsi kysymään sitten koulutuksessa.
Muutaman kuukauden käyttökokemuksen jälkeen SAKU ry:ssä on oltu tyytyväisiä uusiin välineisiin ja yhteistyöhön. Sippola kehuu Triuvaren etätukea, jonka avulla IT-tuki pääsee suoraan katsomaan asiakkaan koneelta, mikä on vialla. Myös tietoturva-asioiden ulkoistaminen asiantuntijoille on tuonut mielenrauhaa omaan työhön.
Pilvipalvelut helpottivat liikkuvan yhdistyksen arkea
- Halusimme siirtyä pilvipalveluihin, mikä mahdollistaa tiedostojen jakamisen ja muokkaamisen Office 365-ohjelmistolla sekä toimistolta että reissun päältä. Työmatkalle lähtiessä ei tarvitse miettiä, mitä tiedostoja tarvitsee mukaan. Tiedostot saa auki myös puhelimella. Jos tulee tarve tarkistaa esimerkiksi liikuntatapahtuman osallistujan yhteystiedot, ei tietokoneen avaaminen ole edes tarpeellista. Pilvipalvelujen kautta saimme myös varmistusta siihen, ettei meidän tarvitse huolehtia milloin vanha asiakirjapalvelimemme alkaa savuta toimiston nurkassa, kertoo Saija Sippola.
Se, että useampi henkilö pystyy käsittelemään yhtä aikaa samoja tiedostoja, mahdollistaa SAKU ry:ssä tehokkaamman työskentelyn. Office 365 -palveluun siirtyminen ratkaisi myös eri ohjelmistoversioiden aiheuttamat ongelmat.
- Järjestöissä konekannan elinkaari on usein pitempi kuin yrityksissä. Sen johdosta kaikilla alkoi olla vähän eri versioita ohjelmistoista. Nyt kaikilla on se sama ohjelmistoversio, eikä yhteensopivuuden kanssa tule enää ongelmia, iloitsee Sippola.
