Jos yrityksesi on vaihtamassa IT-kumppania, haluat tehdä valintasi hyvin ja taata sujuvan siirtymän uuden palveluntarjoajan huomaan. Onnistunut IT-kilpailutus edellyttää selkeää vaatimusmäärittelyä, yrityksellesi sopivan ulkoistusmallin löytämistä, selkeää projektisuunnitelmaa ja tietenkin eri toimittajien luotettavaa vertailua. Tässä blogissa annamme sinulle vinkit näihin, jotta tulevasta yhteistyöstä tulisi edellistäkin parempi, ensi askeleista lähtien.
Muista IT-ulkoistuksen vaatimusmäärittely
IT-ulkoistuksen vaatimusmäärittely vastaa kysymyksiin: Mikä on IT-ulkoistuksen tavoite? Mitä odotamme IT-kumppanilta ja palvelulta?
Vaatimusmäärittelyn pohjalta sinun on helpompi tunnistaa, mikä palvelumalli vastaa tarpeisiin parhaiten ja voit etsiä tiedon pohjalta teille sopivinta toimittajaa. Samalla vaatimusmäärittely toimii ulkoistuksen ja kilpailutuksen pohjana.
Vaatimusmäärittely toimii myös tarjouspyyntöjen perustana. Mitä tarkemmin osaat pyytää tarjouksen, sitä varmemmin saamasi vastaukset pitävät paikkansa ja yllättäviltä kustannuksilta säästytään.
Jos yrityksesi sisällä ei ole IT-osaamista, voit pyytää vaatimusmäärittelyynkin tukea IT-kumppanilta – eikä tämän kumppanin tarvitse olla sama, jolle IT-palvelut lopulta ulkoistetaan.
Muista valita ulkoistusmalli huolella
IT-ulkoistuksessa on karkeasti jaotellen esimerkisi seuraavat ulkoistusmallit:
- projektimalli
- osaulkoistus
- kokonaisulkoistus
- resurssiulkoistus
Se, mikä näistä malleista on yrityksellesi sopiva, riippuu luonnollisesti tarpeistanne. Sopivan mallin löytämisessä tärkeää on tietää, onko IT-kokonaisuudessanne osa-alueita, joita ei haluta ulkoistaa. Silloin osa-alue ja sen kehittäminen ja ylläpito on vastuutettava selkeästi talon sisäiselle IT-osastolle.
Muista myös määrittää, kuka IT:tä johtaa. Jos IT ei kokonaisuutena ole kenenkään vastuulla, eikä sitä johdeta systemaattisesti, yritys on pian ongelmissa. IT:n johtamisen ja kehittämisen voi ulkoistaa vaikka kokonaan, mutta jos sitä johdetaan yrityksesi sisältä, muista sopia vastuunjaosta ja yhteisistä toimintatavoista kumppanin kanssa.
Muista laatia projektisuunnitelma
Projektisuunnitelman avulla ja tiiviin yhteispelin ansiosta varmistat, että kumppanin vaihdon hetkellä kaikki tietävät, mistä heidän vastuut alkavat ja mihin ne päättyvät.
Ei ole olemassa yhtä oikeaa projektisuunnitelmaa, jota noudattamalla kaikki IT-kumppanin vaihdokset voitaisiin toteuttaa. Suunnitelmaan vaikuttaa luonnollisesti nykyinen ja tuleva kumppanuusmalli sekä yrityksesi nykytilanne.
Muutamia asioita jokaisesta projektisuunnitelmasta on kuitenkin hyvä löytyä. Suosittelemme, että suunnitelmaan määritellään ainakin nämä vaiheet:
- Päätös IT-kumppanista ja sopimuksen laatiminen
- Projektin aloitus ja seuranta
- IT-ympäristön dokumentaatio
- Yliheittovaihe eli vastuunsiirto vanhalta kumppanilta uudelle
- Loppukäyttäjätuki ja ylläpito
Muista vertailla toimittajia oikein
Toimittajien vertailu on ensimmäinen konkreettinen askel vaihtaessasi palvelumallia tai IT-kumppania. Se voi kuitenkin olla hankala ja aikaa vievä askel, koska toimittajilla on usein omat tapansa esitellä tarjoomaa. Kun palvelut ja hinnoittelu ovat erilaisia, kuinka verrata toimittajia ja tehdä valistunut valinta?
Tässä muutama käytännön vinkki, jonka avulla voit helpottaa omaa työtäsi IT-toimittajien ja -palveluiden vertailussa.
- Pyydä jokaiselta IT-kumppanilta tarjous saman muotoisena.
- Käytä riittävästi aikaa tarjouspyynnön muotoiluun, jotta varmistat, että kysyt teille päätöksenteon kannalta kriittisimpiä asioita.
- Suosittelemme tapaamaan IT-kilpailutuksessa olevat toimijat myös kasvotusten tai etäyhteyksin, sillä monimutkaisten asioiden läpikäynti on helpompaa keskustellen.
- Haasta rohkeasti toimittajia tapaamisissa ja kysy, jos et ole varma, mitä tarjouksen rivi pitää sisällään tai mistä palvelun hinta muodostuu.
Oletko huomioinut kaiken? Lataa avuksi myös IT-kumppanin vaihtajan opas
IT-kilpailutus voi olla hyvinkin liiketoimintakriittinen päätös. Kun vaihdat nykyisestä kumppanistasi toiseen, tiedät ehkä ensi kertaa paremmin, mitä etsit, mutta älä silti lähde kilpailutukseen liian köykäisesti valmistautuneena. Panosta erityisesti vaatimusmäärittelyyn ja suunnitelmallisuuteen, ja saat yrityksesi liiketoimintaa tukevan IT-kokonaisuuden.
Triuvaren asiantuntijat ovat laatineet avuksesi myös IT-kumppanin vaihtajan oppaan. Oppaasta saat täsmävinkit, jotta kumppanin valinta ja vaihtaminen sujuvat vaivattomasti. Materiaalissa mukana esimerkiksi IT-kumppanin vaihtajan roadmap sekä oma kappaleensa sopivan ulkoistusmallin valintaan.
.png?width=1200&name=Featured%20Image%201200x630%20(47).png)
