Onko budjetointikausi yrityksessäsi kuumimmillaan? Aiheuttaako ajatuskin IT-budjetoinnista kylmänhikeä, sillä et ole varma, mistä lähteä edes liikkeelle?

Ymmärrämme tuskaasi täysin ja siksi IT-asiantuntijamme kokosivat tähän artikkeliin parhaimmat vinkit ja käytänteet, jonka avulla voit onnistua IT-budjetoinnissa paremmin. Suunnitelmallisuuden ja pidemmän aikavälin tavoitteet huomioimalla saat aikaan budjetin, jonka sisällä pystyt viemään tärkeät kehityshankkeet läpi.

Suunnitelmallisuus pelastaa IT-budjettisi

Kokemuksemme mukaan IT-budjetointi koetaan edelleen yrityksissä haastavaksi. Syitä voi olla monia, mutta todennäköisesti se on jokin näistä:

  • Kokonaiskustannukset eivät ole tiedossa.
  • IT-budjetti muodostetaan historiatiedon, ei tulevaisuuden kuvan pohjalta.
  • Budjetointia ei haasteta: Miksi näin? Mistä luku muodostuu?

Kun budjetti jo lähtökohtaisesti perustuu hatariin lähtötietoihin, ei pitäisi olla yllätys, että sitä joudutaan tarkastamaan vuoden aikana. Se aiheuttaa ainakin stressiä, tiukkoja neuvotteluita ja pahimmillaan kriittisten IT-hankkeiden venymistä, kun uuden järjestelmän käyttöönotto viivästyy.

Moni aloittaa IT-budjetoinnin avaamalla edellisen vuoden version ja lisäämällä prosentuaalisen kasvun tai laskun riveille yrityksen kasvutavoitteen pohjalta. Suosittelemme luopumaan tästä mallista kokonaan. Lähesty sen sijaan budjetointia liiketoiminnan, käyttäjien ja infran tarpeista käsin.

Jos yrityksesi sisällä ei ole IT-osastoa, jolla on selkeä kuva IT-kokonaisuudesta ja tulevaisuuden kehitystarpeista, pyydä IT-kumppaniltasi apua. Kumppani auttaa sinua ymmärtämään tulevaisuuden haasteita tai mahdollisuuksia ja priorisoimaan ne.

Vinkki! Jos ulkoistat IT-palveluitasi, voit oikaista budjetoinnin haasteissa valitsemalla kiinteähintaisen kuukausipalvelun. Se ei poista vuosibudjetin laatimista työpöydältäsi, mutta helpottaa jatkuvien IT-kustannusten arviointia. Tutustu esimerkiksi Huoleton Premium -palvelumalliimme.

Tietenkin digitaalisen toimintaympäristön luonne asettaa jo omat haasteensa pitävään budjetointiin. Esimerkiksi tietoturvakenttä muuttuu jatkuvasti ja siksi suosittelemmekin arvioimaan joko itse tai IT-kumppanin kanssa, kuinka paljon yrityksesi kannattaa varata rahaa vielä tunnistamattomia uhkia tai mahdollisuuksia varten.

Tärppimme ensi vuoden budjettiin

Lähdetään liikkeelle pakollisista IT:n laite- ja ylläpitokustannuksista. Nämä ovat usein melko hyvin tiedossa ja ennustettavissa. Näillä investoinneilla varmistat sujuvan arjen kaikille ensi vuodeksi.

Jos ette ole tehneet hetkeen IT-auditointia tai nykytila-analyysia, näin koronavuoden jälkeen se saattaa olla paikoillaan. Monet yritykset lykkäsivät pandemiavuotena IT:n kehityshankkeita, ja siksi sinunkin yrityksesi IT-ympäristössä saattaa olla sellaista korjausvelkaa, johon tulisi tarttua pikimmiten.

Selvitä ainakin nämä:

  • Montako euroa laitehankintoihin täytyy varata? Montako työasemaa tulee elinkaarensa päähän ensi vuoden aikana?

  • Entä muut IT-laitteet? Täytyykö esimerkiksi palvelinten tai verkkolaitteiden uusimiseen tai nykyaikaistamiseen varautua?

  • Kuinka monta työntekijää yritykseen rekrytoidaan tai yrityksestä lähtee ensi vuonna?

  • Onko IT-ympäristössä jotain, mikä olisi tehtävissä järkevämmin? Kannattaako jotain prosessia tai toimintatapaa uudistaa tai automatisoida? Millaisia kehityshankkeita näistä syntyy? Vaativatko ne loppukäyttäjäkoulutuksia?

  • Ovatko kehityshankkeet mahdollisia ja toteutettavissa nykyisessä IT-ympäristössä vai tuleeko taustainfraan ensin tehdä uudistuksia?

  • Kuinka paljon lisenssikustannukset vaativat ensi vuonna? Onko uusittavia lisenssejä?

  • Kuinka haluamme hyödyntää ulkopuolisia toimijoita ensi vuonna? Kuinka paljon se kustantaa?

 

Paikoilleen jämähtänyt IT-ympäristö voi pahimmillaan toimia liiketoiminnan jarruna. Manuaaliset prosessit kuormittavat työntekijöitä, joka antaa turhaa etumatkaa kilpailijoille, jotka ovat valinneet rutiinitehtävien automatisoinnin.

Liiketoimintajohto ja eri osastojen vetäjät, kuten myynti-, markkinointi-, talous- ja tuotantojohtajat, kannattaa kerätä saman pöydän ääreen pohtimaan ensi vuoden priorisointeja.

IT-investoinnit tukevat yrityksesi kilpailukykyä – varaa budjettia ainakin näihin:

  • Mielekkään ja tietoturvallisen etätyön mahdollistavat työvälineet ja ratkaisut.

  • Rutiininomaisten tehtävien automatisointi tehokkuuden lisäämiseksi.

  • Tiedolla johtamisen kehittyneet ratkaisut parempien päätösten ja nopeamman reagointikyvyn perustaksi.

  • Uusien tietoturvaratkaisujen implementointi liiketoiminnan riskien minimoimiseksi.

 

Laskevina trendeinä näemme omiin IT-laitteisiin, kuten servereihin, investoinnin. Suuri ja vaikuttava trendi puoltaa edelleen pilveen siirtymistä. Jos toimialaasi ei liity sellaisia tietoturvamääräyksiä, jotka pakottavat yrityksesi investoimaan rautaan jatkossakin, IT-infra palveluna on yrityksellesi todennäköisemmin parempi ja kustannustehokkaampi vaihtoehto.

Lue lisää aikaisemmasta blogistamme: Miksi ICT-infra kannattaa hankkia palveluna?

Lue lisätietoja Triuvaren IT-budjetoinnin oppaasta

Jotta voit onnistua IT-budjetoinnissa, sinun on tärkeää ymmärtää, mistä IT:n kustannukset muodostuvat. Onneksesi asiantuntijamme ovat kirjoittaneet oppaan tästä aiheesta. Lataa opas IT-kustannusten laadintaan, jos

  • et ole varma mistä yrityksesi IT-kustannukset muodostuvat
  • et tiedä tarkkoja IT:n kustannuksia, sillä suuri osa niistä ei ole suoria kustannuksia
  • haluat ymmärtää, kuinka yllättäviä IT-kustannuksia voisi minimoida
  • haluat saada hallinnan IT:n kustannuksiin ja johtaa IT:tä sen pohjalta paremmin.

Tämä aihe onkin yksi kestosuosikki. Lataa suosittu opas tästä!

Lataa opas IT-kustannusten hallintaan


Sinua saattavat kiinnostaa myös nämä asiantuntijasisältömme:

 

Toni Rantanen

Toni Rantanen