Yrityksen IT-infrastruktuurilla tarkoitetaan lähes koko IT-palveluiden ja -laitteiden loppukäyttäjälle realisoituvaa palvelukokonaisuutta: laitteistoja, palvelimia, verkkolaitteita ja verkkoja. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi laitteiden osalta työasemia oheislaitteineen, telakoita, palvelimia, eli kaikki se konkretia, jota yrityksessä on näkyvillä tai käytössä.

Ohjelmistoista ja lisensseistä yleensä lasketaan mukaan ne perusasiat, jotka pitäisi kaikilla olla kunnossa. Näihin lukeutuvat esimerkiksi sähköposti-, tekstinkäsittely- ja esitysgrafiikka-, tiedostojenjako- ja virustorjuntaohjelmat. Sen sijaan esimerkiksi spesifejä taloushallinnon tai tuotannon sovelluksia ei lasketa mukaan IT-infraan, vaan ne lasketaan omaksi palvelukokonaisuudeksi. Myös tuki- ja ylläpitopalvelut on monilta osin luontevaa laskea osaksi IT-infraa, sillä toimimattomalla tai vanhentuneella laitteistolla tai ohjelmistolla ei käyttäjälleen ole arvoa.

Miksi ulkoistaa IT-infran ylläpito ja hallinta

IT:n ylläpidon ja hallinnan saatetaan ensimmäiseksi ajatella sisältävän lähinnä päivitysten asentamista ja rikkoutuneen laitteen tilalle uuden tuomista. Kyseessä on kuitenkin paljon monisyisempi kokonaisuus. Ulkoistamalla on mahdollista saada laajempi kokonaisnäkemys siihen, miten IT-infraa tulisi kehittää ja kuinka se palvelisi yritystä parhaiten pelkän toimivuuden minimivaatimuksen sijaan

Jos yritys on tehnyt valinnan vastata ylläpidosta ja hallinnasta sisäisesti, näkemys jää väistämättä kapeammaksi kuin ylläpidon ulkoistavilla organisaatioilla. IT-kokonaisuus on yhden tai kahden ihmisen harteilla sekä ajan että osaamisen kannalta varsin mittava vaatimus. Ulkoistamalla saavutetaan usein myös kustannussäästöjä, kun IT-infrasta vastaavan henkilön osaamisen ja koulutusten pitäminen ajantasaisena tai sairaslomat eivät lankea yrityksen maksettavaksi vaan ovat ulkoistuskumppanin vastuulla.

Jatkuvalla ylläpidolla vältät monet yllätykset

Kun kaikki toimii, on mukava tuudittautua ajatukseen, että tuntiveloitusperusteinen ylläpito voisikin riittää tarpeisiin oikein hyvin. Virheitä ja ongelmia kuitenkin tulee jokaisen kohdalle aina jossain vaiheessa. Tällöin maksettavaksi lankeaa sekä usein yllättävän kalliiksi tuleva tuntiveloitteinen ongelmien etsintä ja lisäksi vielä kustannukset siitä, että joku tai jotkut eivät pysty käyttämään työvälineitään tuottavan työn tekemiseen vian etsimisen ja korjaamisen ajan.

Jatkuva ylläpito tähtää aina ongelmien välttämiseen. Jatkuvalla ylläpidolla usein voitaisiinkin ennaltaehkäistä monien ongelmien syntyminen.

IT-infran ulkoistuksen myötä kustannussäästöjä syntyy myös sitä kautta, että yritys saa rauhassa investoida omat resurssinsa ydintoimintaan, kun ulkopuolinen ylläpitokumppani on takaamassa IT-infran toimintavarmuuden ja ajantasaisuuden. Tällöin esimerkiksi monet päivitykset voidaan ajaa toimistoaikojen ulkopuolella, jolloin ne eivät katkaise työaikaa. Ydintoiminta on siis turvattua ja työaika ei keskeydy välineiden vuoksi.

Kehittämisellä kilpailuetua

Tänä päivänä yrityksen kuin yrityksen elinehdon edellytys on jatkuva kehittyminen ja kehittäminen. Sama koskee IT-infraa. Jos itse tekee ratkaisun olla kehittämättä IT-ympäristöä ja sitä kautta liiketoimintaa, ei se poista todellisuutta siitä, että kilpailijat edelleen kehittävät sitä koko ajan. Näin paikalleen jäävät yritykset menettävät kilpailuetua. Jos organisaatio pysyy taas IT-kokonaisuuden kehityksen aallonharjalla, se voi saada aikaan kilpailuetua: esimerkiksi onnistuneella automatisoinnilla vapautetaan aikaa johonkin vielä tuottavampaan tekemiseen.

Jos IT:n kehittäminen organisaatiossa pysähtyy, täytyy jossain vaiheessa ero kuitenkin kiriä umpeen. Lyhytjänteisesti ajatellut kustannusäästöt erääntyvät siis vain myöhemmin, eli investoinnit, kustannukset ja maksut siirtyvät vain tuleville tilikausille.  Ajantasainen ja etunojaisesti kehitetty IT-intra tulee pitkällä aikavälillä katsottuna sekä edullisemmaksi että on myös osa riskien hallintaa, kun esimerkiksi tietoturva pysyy ajantasaisempana.

Osaavan IT-kumppanin tärkein tehtävä onkin tunnistaa kehitystarpeet laaja-alaisesti. Asiantunteva kumppani perehtyy asiakkaan liiketoimintaan ja sitä kautta osaa priorisoida IT-ympäristön kehityshankkeet oikein. Osaava IT-kumppani ymmärtää myös, mikä vaikutus sillä on, jos jotain jätetään tekemättä ja huolehtii, että myös asiakkaalle välittyy tämä sama ymmärrys infran ajantasaisena pitämisen tärkeydestä.

Haluatko lisätietoja?

Monen kasvuyrityksen toiminnan perustana on ajantasainen ja kehittyvä IT-ympäristö. Siksi kirjoitimmekin pohdintojen tueksi Kasvuyrityksen IT-oppaan. Oppaasta löydät asiantuntijoidemme vinkit yritysten IT-ympäristön suunnitteluun ja kehittämiseen, kasvuyritysten erityispiirteet huomioiden!

Lataa maksuton Kasvuyrityksen IT-opas

Triuvare Oy

Triuvare Oy