Oletko pohtinut, kuinka pitkä on kunkin laitteen elinkaari? Tai mitä tapahtuu sen jälkeen kun laite alkaa olla elinkaarensa päässä? Tiedätkö, millä laitteella on vielä takuuaikaa jäljellä ja millä ei? Pystytkö budjetoimaan ICT-kulusi?
Kuusi asiaa, jotka jokaisessa yrityksessä tulee olla dokumentoituna
- kaikki ICT-laitteesi (tietokoneet, puhelimet, tulostimet…)
- verkkosi kuva (eli miten verkko on rakennettu)
- laitteidesi takuuajat
- laitteidesi elinkaaret ja laita itsellesi muistutukset kun laitteiston tila täytyy tarkistaa
- asetukset ja tunnukset
- asetusten ja käytäntöjen syyt
Yrityksen IT-ympäristön hallinta
Mitä dokumentoidaan?
Kun puhutaan ICT-infrasta, kyse on kaikista yrityksen ICT-laitteista: tietokoneista, tulostimista, matkapuhelimista, verkkolaitteista, jne., joiden tulisi olla dokumentoituna niiden tietojen osalta, joita todennäköisimmin tarvitaan jos laite hajoaa tai häviää.
Näitä tietoja ovat:
- laitetiedot ja niiden sarjanumerot
- takuuaika
- hankintapäivä ja -paikka
- tehdyt huollot
- tehdyt ohjelmoinnit
- lisenssit
- muut olennaiset tiedot
Miksi dokumentoidaan?
Kun nämä tiedot ovat tallessa, laitteiston elinkaaren ja toimivuuden seuraaminen helpottuu ja hankintoja voidaan ennakoida, jolloin myös budjetointi onnistuu. Laitteistot eivät myöskään ole tehoihinsa nähden yli- tai alikuormitettuja. Jokaisella laitteella on myös oma takuuaika.
Lisenssien kanssa on syytä olla tarkkana. Ylimääräisten lisenssien arvo kun ei nouse, ja liian vähäinen lisenssimäärä on laitonta.Jokaisella laitteella on olemassa laskennallinen elinkaari:
- puhelin 2-3v
- työasema 3v
- palvelin 5v
- tulostimet 5v
- verkkolaitteet 5-10v
Kun nämä tiedot on dokumentoitu, laitteiden tilan seuraaminen helpottuu eikä kenenkään tarvitse muistella, milloin mikäkin laite on hankittu eikä odottaa, milloin laite hajoaa. Sen sijaan hankinnat ja laitteiden uudelleensijoittelut voidaan tehdä ennakoidusti.
Verkkokin on dokumentoitava
Entäpä sitten verkon tila? Usein kuulee sanottavan: ”kyllä se Jantunen tietää”. Vaan entä kun yleismies Jantunen ei olekaan enää talossa töissä tai hän on pitkällä sairaslomalla? Kun verkkoon tulee odottamaton ongelma eikä kukaan tiedä mistä lähteä asiaa purkamaan?
Kun verkon tila on huolella dokumentoitu, on vikatilanteissa helpompi rajata mahdollinen vian aiheuttaja. Lähes poikkeuksetta asennuksissa on mukana ainakin yksi normaalista poikkeava ratkaisu. Viiden vuoden päästä asennuksesta kukaan ei enää muista miksi niin on tehty. Ylös on syytä siis kirjata myös asetusten ja erilaisten käytäntöjen syyt.
Miten dokumentoidaan?
Dokumentointi voidaan hoitaa yksinkertaisimmillaan kynällä ja paperilla. Suositeltavaa kuitenkin on tehdä dokumentointi sähköisesti ja ottaa siitä riittävän monta varmuuskopiota. Dokumentointia pitää päivittää välittömästi, kun muutoksia tehdään.
Milloin dokumentoidaan?
Dokumentointia tulee tehdä aina ja jatkuvasti. Jos et vielä ole dokumentoinut ICT-ympäristöäsi, tee se nyt! Ja päivitä dokumentaatiota sitä mukaa kun uusia laitteita tai ohjelmistoja tulee.
Haluatko lisätietoja?
Tahdotko lukea lisää yrityksen ICT-infran ylläpidosta ja kehittämisestä? Tämä opas on juuri sinulle! Lataa Kasvuyrityksen IT-opas ja lue lisää mm. käyttäjähallinnasta, dokumentaatiosta ja IT-kumppanin valinnasta.
