Mikä on järkevä tapa arkistoida ja tallentaa kriittiset tiedot? Oletko pysähtynyt miettimään selkeää logiikkaa niin itsellesi kuin koko yrityksellesi? Kuinka paljon meneekään aikaa hukkaan, kun etsit tietoa epämääräisestä sekamelskasta? Miten helppoa olisikaan, kun kaikki olisi arkistoitu ja tallennettu loogisesti?
Aivan ensin sähköpostitulva täytyy saada aisoihin.
Sähköpostin aakkoset:
Tietokoneen työpöytä ei ole kaatopaikka, jonne kaikki tiedostot heitetään epämääräiseen kasaan. Pidä tietokoneesi työpöytä yhtä siistinä kuin haluat kotisikin olevan.
Ota kone haltuun: Hyödynnä tietokoneesi käyttöjärjestelmän jo valmiiksi tarjoamaa hierarkiaa tiedon lajittelemiseen ja arkistointiin.
Jäsennä tieto asiakkaiden, projektien ja päivämäärien mukaan.
Vinkki: mikäli järjestys on vuosiluku, kuukausi ja päivämäärä, saat tiedostot automaattisesti oikeassa järjestyksessä näkyviin.
Onko sinulla tiedostoja, joita käytätte laajemmin yrityksessänne? On tärkeää laatia yhteiset pelisäännöt näiden tiedostojen osalta.
Laadi nämä yhteiset pelisäännöt:
Älä unohda perehdyttää uusia työntekijöitä!
Käytä ensiapuun selkeästi parantuneita hakutoimintoja. Tosin ilman hyvää arkistointia "Palaverimuistio"-dokumentteja saattaa olla koneella 50 kappaletta…
Vinkki: Uudemmissa Windows-järjestelmissä voit vain painaa Windows-nappia, aloittaa kirjoittamisen ja haku käynnistyy.