Mikä on järkevä tapa arkistoida ja tallentaa kriittiset tiedot? Oletko pysähtynyt miettimään selkeää logiikkaa niin itsellesi kuin koko yrityksellesi? Kuinka paljon meneekään aikaa hukkaan, kun etsit tietoa epämääräisestä sekamelskasta? Miten helppoa olisikaan, kun kaikki olisi arkistoitu ja tallennettu loogisesti?
Kaikki lähtee omasta sähköpostista
Aivan ensin sähköpostitulva täytyy saada aisoihin.
Sähköpostin aakkoset:
- Unohda sekava saapuvien postien laatikko.
- Rakenna kansioita myös sähköpostiin.
- Onko sinulla keskeneräisiä asioita sähköposteissa? Ei huolta! Voit laittaa seurantatoiminnon, jolloin saat näistä asioista muistutuksen!
Oma kone siistiksi
Tietokoneen työpöytä ei ole kaatopaikka, jonne kaikki tiedostot heitetään epämääräiseen kasaan. Pidä tietokoneesi työpöytä yhtä siistinä kuin haluat kotisikin olevan.
Ota kone haltuun: Hyödynnä tietokoneesi käyttöjärjestelmän jo valmiiksi tarjoamaa hierarkiaa tiedon lajittelemiseen ja arkistointiin.
- Omat tiedostot
- Omat kuvat
- Oma musiikki
Jäsennä tieto asiakkaiden, projektien ja päivämäärien mukaan.
Vinkki: mikäli järjestys on vuosiluku, kuukausi ja päivämäärä, saat tiedostot automaattisesti oikeassa järjestyksessä näkyviin.
Yrityksellä oltava yhteiset pelisäännöt
Onko sinulla tiedostoja, joita käytätte laajemmin yrityksessänne? On tärkeää laatia yhteiset pelisäännöt näiden tiedostojen osalta.
Laadi nämä yhteiset pelisäännöt:
- Missä viimeisin versio on tallessa (vain yksi paikka)
- Mikä on kansiorakenne
- Miten kansiot nimetään
- Miten tiedostot nimetään
Älä unohda perehdyttää uusia työntekijöitä!
Tilanne päällä ja tarvitset apua heti?
Käytä ensiapuun selkeästi parantuneita hakutoimintoja. Tosin ilman hyvää arkistointia "Palaverimuistio"-dokumentteja saattaa olla koneella 50 kappaletta…
Vinkki: Uudemmissa Windows-järjestelmissä voit vain painaa Windows-nappia, aloittaa kirjoittamisen ja haku käynnistyy.
