Tarjouspyyntöjen laatiminen ja vertaaminen, tuo yrityksen IT-infran kehittämisen kannalta tukalan työläs mutta niin tarpeellinen tehtävä. Kukaan ei haluaisi käyttää paljon aikaa laatiakseen tarjouspyyntöjä, joihin lopulta saa lähes vertailukelvottomia tarjouksia. Toisaalta kukaan ei halua tehdä päätöstä tulevasta IT-kumppanista sokkona pelkän hinnan perusteella, koska palvelun sisällöstä voi jäädä paljon huomaamatta.
Miten siis voit onnistua IT-palvelujen kilpailuttamisessa kerrankin kunnolla? Tässä vinkkimme siihen, jolla saat helposti vertailtavia mutta olennaisissa asioissa eroavia tarjouksia.
1: Määrittele yrityksesi nykytilanne tarkkaan.
Listaa kaikki laitteet, ei pelkästään tietokoneita ja mobiililaitteita. Muista esimerkiksi kytkimet, tukiasemat ja palomuurit. Lisäksi kaikki lisenssit.
Selvitä myös mahdollisimman yksityiskohtaisesti, miten paljon aikaa ja vaivaa IT:hen käytetään nyt. Jos teillä on ennestään IT-kumppani, selvitä esimerkiksi laskulta, kuinka paljon heidän palveluaan on käytetty. Jos taas IT:tä on hallinnoitu itse, selvitä, kuinka paljon työtunteja IT-asioiden hoitamiseen kuluu. (Saatat yllättyä.)
Mitä yksityiskohtaisemmin pystyt määrittelemään IT:n nykytilan, sitä paremmin palveluntarjoajat osaavat vastata ja sitä vertailukelpoisempia vastauksia saat.
2: Kuvaa tarjouspyynnössä nykytilanne ja tavoitteet, älä tarvetta tai toivottua ratkaisua.
Ei kannata päättää liian aikaisin, mitä yrityksesi tarvitsee IT-kumppanilta. Arvokkaita ajatuksia voi jäädä huomioimatta, jos kumppanit keskittyvät tarjoamaan toivomaasi ratkaisua sen sijaan, että he auttaisivat sinua löytämään parhaan tavan toimia. Keskity ratkaisun sijaan kuvaamaan ja määrittämään, mitä liiketoimintanne tarvitsee nyt ja tulevaisuudessa.
Anna IT-asiantuntijoiden tutustua tilanteeseenne ja määritellä, mikä on aito tarpeenne ja miten se kannattaisi ratkaista. Pane rohkeasti mahdolliset palveluntarjoajat töihin jo varhaisessa vaiheessa ostoprosessia! Se on lisäksi sinulle tilaisuus oppia.
3: Selvitä palvelun todellinen sisältö.
Eri palveluntarjoajille samanniminen palvelu voi tarkoittaa eri asioita – se voi osaltaan hankaloittaa tarjousten vertailua.
Siksi suosittelemme vaatimaan palveluntarjoajilta aina hintojen ja tuoterivien lisäksi kattavat palvelu- ja palvelutasokuvaukset. Ne auttavat sinua ymmärtämään palvelujen todellisen sisällön ja löytämään yrityksenne tarpeisiin parhaiten sopivan kokonaisuuden. Palvelukuvaukset saattavat myös selittää samannimisten palvelujen hintaeroja.
4: Suosi kumppania, jonka palvelumallia voi tarvittaessa muuttaa ja yhteistyötä laajentaa.
Selvitä tarjousneuvotteluiden aikana, voiko potentiaalisten kumppanien kanssa muuttaa palvelumallia, jos yrityksesi tarpeet muuttuvat. Joustavat sopimukset ovat aina fiksu valinta. Palvelutarjooman laajentaminen on hyvä pitää mielessä myös.
IT-kumppanin valinnassa saa ja jopa kannattaa suosia myös niitä toimittajia, joiden kanssa tulet hyvin toimeen ja joista välittyy tunne, että heidän kanssaan hommat saadaan sujumaan.
5: Jos et osaa itse määritellä nykytilaa, käytä ulkopuolista asiantuntijaa.
Jos yrityksessäsi ei ole osaamista tai aikaakaan selvittää nykytilannetta ja pohtia liiketoiminnan vaatimuksia IT:lle, käytä rohkeasti asiantuntijan apua. Nykytila-analyysi tarjouspyyntöjen pohjalle on hyvä erityisesti kiireiselle organisaatiolle, jolla ei ole sisäistä IT-osaamista. Käytä tässä aina riippumatonta tahoa, joka tekee analyysin tarpeiden eikä esimerkiksi olemassaolevien palvelukokonaisuuksien näkökulmasta.
Mistä konkreettisesti liikkeelle? Aloita esimerkiksi täyttämällä tarjouspyyntöpohjaan tiedot IT-ympäristöstäsi.
Tämän lomakkeen avulla osaat kerätä tärkeimmät tiedot tarjouspyyntöjä varten. Voit käyttää lomaketta sellaisenaan IT-palveluntarjoajia lähestyessäsi.
Sinua saattavat kiinnostaa myös nämä asiantuntijasisältömme: