Palveluntarjoajan kyvykkyys ongelmien ennaltaehkäisyyn on edellytys toimivalle IT-infralle. Toimiva IT-infra puolestaan on monen yrityksen liiketoiminnan ydin. Tämän vuoksi IT-kumppanin valinta on yksi strategisesti tärkeimmistä päätöksistä yrityksille.
Miten hyvien palveluntarjoajien keskuudesta sitten löytäisi sen parhaimman ja omiin tarpeisiinsa sopivimman? Usein IT-kumppaneiden tarjousten vertailu on hankalaa ja ainoa ymmärrettävä osa tarjouksissa rajoittuu hintaan. Hyvä taustatyö takaa usein onnistuneen lopputuloksen, joten tässä blogissa annammekin vinkit IT-tarjouspyynnön rakentamiseen.
Onnistunut IT:n ulkoistus lisää osaamista organisaatiossa
IT-ulkoistuksen ansiosta on mahdollista saada organisaation käyttöön laajempi osaaminen ja tietotaito. Kilpailuttamisessa onkin tärkeää kysyä palveluntarjoajilta heidän erityisosaamisesta ja asiantuntijatiimistä.
Selvitä kilpailutuksessa
- Osaamisalueet ympäristösi mukaan: työasemat, mobiililaitteet, palvelimet, lähiverkko, hosting
- Kuuluuko palveluun nimetty tekninen vastaava, joka perehtyy teidän IT-ympäristöönne?
- Mitä palvelualueita yhteistyö kattaa: tukipalvelut, laitteet, varmuuskopiot, tietoturva, verkkolaitteet palvelimet?
- Sisältyvätkö tukeen myös tarvitsemanne erityisohjelmat, kuten markkinoinnin tai taloushallinnon sovellukset?
- Onko palveluntarjoaja riippuvainen joistain laite- tai sovellusvalmistajista?
IT-kumppani on tärkeä tuki myös organisaatioissa, joissa on jo oma sisäinen IT-osastonsa. Yhdellä tai kahdella IT-vastaavalla ei voi olla yhtä laajaa osaamistasoa kuin kokonaisella asiantuntijaorganisaatiolla. Siksi strategisen ja jo talon sisällä olevaa osaamista kasvattavan kumppanin löytäminen on tärkeää.
Toimiva IT-infra on yrityksen toiminnan kivijalka
Yksi tärkeimmistä syistä ulkoistaa IT on resurssien vapauttaminen yrityksen oman ydintoiminnan kehittämiseen. Tämä on tärkeää erityisesti kasvuyrityksille. Siksi onkin tärkeää varmistaa, että IT-kumppani ymmärtää liiketoimintaa ja asiakkaansa erityistarpeita. Vain silloin kumppani pystyy kehittämään IT-infraa proaktiivisesti.
Selvitä kilpailutuksessa
- Sitoutuuko kumppani kehittämään teidän ICT-ympäristöänne proaktiivisesti?
- Onko toimittajasta apua myös esim. IT-budjetoinnissa tai tietohallintostrategian luomisessa?
- Sisältyykö yhteistyömalliin säännölliset kehityspalaverit?
Oletko jo tutustunut Kasvuyrityksen IT-oppaaseemme? Siellä kerromme tarkemmin siitä, miten IT valjastetaan liiketoiminnan tueksi ja miksi se on niin tärkeä osa kilpailuedun rakentamista. Lataa maksuton opas ja lue lisää!
IT-kumppani on parhaimmillaan kuin yrityksen oma IT-osasto
Aikaisemmin kerroimme, että IT-kumppanista on merkittävä etu myös yrityksille, joilla on jo oma IT-osasto. Silloin erityisesti kannattaa panostaa sopivimman kumppanin löytämiseen myös asiakaspalvelunäkökulmasta. Mikäli organisaatiossa on totuttu asioimaan yhden henkilön kanssa IT-asioiden suhteen, voi olla hyvä ajatus varmistaa, että myös kumppanin päädyssä haasteet ratkaistaan aina saman yhteyshenkilön kanssa. Selkeästä palvelumallista on tottakai hyötyä myös IT:n kokonaan ulkoistaville.
Selvitä kilpailutuksessa
- Voidaanko tukipalvelussa hoitaa myös ongelmanratkaisua, joka vaatii esim. palvelimella käyntiä tai järjestelmänvalvojan oikeuksia, vai siirtyykö ongelma eteenpäin maksulliseen palveluun?
- Paljonko tukea sisältyy kuussa?
- Onko tukipalvelu helppo saada kiinni?
- Sisältyykö lähituki palvelun kuukausihintaan vai tuleeko siitä erillinen lisäveloitus?
- Ylipäätään, mistä tulee tukipalveluissa lisäveloituksia?
Haluatko lisätietoja?
IT-kilpailutus epäonnistuu, mikäli tarjouksia ei voida vertailla luotettavasti. Vertailu on helpompaa, kun jokainen palveluntarjoaja esittää hintansa yhdenmukaisesti samoihin lähtötietoihin perustuen. Tätä helpottamaan olemme laatineet käyttövalmiin IT-palveluiden tarjouspyyntöpohjan.
Lataa maksuton tarjouspyyntöpohja, täytä siihen yrityksenne tiedot, tallenna ja toimita haluamillesi palveluntarjoajille. Näin saat vastaukseksi tarjouksia, joiden keskenäinen vertailu on helpompaa.
