Muutama tunti junassa, tunnin tai parin palaveri ja takaisin junaan. Siinä se työpäivä sitten menikin. Tervetuloa matkustavan työntekijän arkeen. Koko päivän kestävälle työmatkalle tulee hintaa merkittävästi, kun lasketaan kulkuvälineeseen ja matkaan käytetyn työajan hinta. Video- ja audioneuvotteluiden myötä yrityksissä on mahdollista säästää jopa tuhansia euroja vuosittain, eli uudet työvälineet maksavat itsensä hetkessä takaisin.
Uudet etäneuvotteluratkaisut eivät korvaa täysin normaalia ihmisten kanssakäymistä, mutta ne helpottavat erilaisten projektien ja asioiden hoitamista. Kaikki asiat eivät välttämättä vaadi tapaamisia kasvotusten. Erityisesti yrityksillä, joilla on toimintaa usealla eri paikkakunnalla, on entistä suurempi mahdollisuus säästöjen ja työmukavuuden lisäämiseen.
Perustoimintoihin ei aina tarvitse edes uusia päätelaitteita. Usein mm. kannettavasta tietokoneesta löytyy sisäänrakennettuna web-kamera, kaiuttimet ja mikrofoni. Käyttöön tarvitaan vain lisenssi Microsoft Lync -ohjelmistoon.
Lync on pikaviestinnän, video- ja audiopuhelut sekä -neuvottelut mahdollistava ohjelmisto, jota voi käyttää kahden henkilön kanssakäymisessä tai suuremman etäneuvottelun järjestämisessä usean eri sijainnin ja toimipaikan välillä. Ohjelmisto on saatavilla paitsi Windows-pohjaisiin laitteisiin, myös Android- ja iOS-pohjaisiin tablet-tietokoneisiin ja älypuhelimiin.
1. Käytä Lyncin pikaviestintää yrityksen sisäisen sähköpostin korvaajana. älä turhaan täytä vastaanottajan sähköpostilaatikkoa pienillä kysymyksillä, vaan kysy asia Lyncin välityksellä. Saat usein vastauksen jopa nopeammin ja sähköpostilaatikko pysyy siistimpänä.
2. Hoida Lyncillä pienet palaverit: vastaanottaja voi kuulla äänesi ja nähdä joko videokuvasi tai esimerkiksi PowerPoint-esityksen tai muun vastaavan ruutunäkymän, jota haluat näyttää. Etäpalaverissa voi työstää tarjouksen tai muun dokumentin yksityiskohtia läpi siten, että vastapuoli näkee muutokset dokumenttiin reaaliajassa.
3. Kahden eri toimipisteen neuvottelut voi pitää joko videokuvalla tai ilman. Mikäli kummassakin tilassa on videokameravalmiudet asennettu, voitte nähdä toisenne neuvottelun aikana, mikä lisää läsnäolon tuntua.
4. Lyncin toimivuus ei rajoitu pelkästään tietokoneeseen, sillä sitä voi lisäksi käyttää älypuhelimella tai tablet-tietokoneella. Lyncin parhaat ominaisuudet saadaan käyttöön millä tahansa päätelaitteella. IP-verkossa siirtyvällä äänellä tai videokuvalla ei ole erillistä minuuttitaksaa. Voit siis puhua ja käyttää palvelua niin paljon kuin haluat - myös ulkomailla.
Lync on pikaviestinnän, video- ja audiopuhelut sekä -neuvottelut mahdollistava ohjelmisto, jota voi käyttää kahden henkilön kanssakäymisessä tai suuremman etäneuvottelun järjestämisessä usean eri sijainnin ja toimipaikan välillä. Ohjelmisto on saatavilla paitsi Windows-pohjaisiin laitteisiin, myös Android- ja iOS-pohjaisiin tablet-tietokoneisiin ja älypuhelimiin.
Pelkkään audioneuvotteluun ilman videokuvan mahdollisuutta riittää, että tilaan asennetaan laadukkaasti ääntä kaappaava mikrofoni/kaiutinyhdistelmä. Pienimmillään tällaiset ratkaisut ovat saippuakotelon kokoisia rasioita, jotka on helppo siirtää pois, kun niitä ei tarvita. Isoille pöydille voi asentaa useammankin laitteen, jotta mikrofonit kaappaavat eri puolella pöytää olevien puhujien äänet riittävän hyvin.
Videoneuvotteluratkaisuissa koko huonetta kuvaava kameraratkaisu voidaan sijoittaa pöydälle (esim. 360-asteen panoraamakamera) tai riittävän laajakulmainen videokamera seinälle näyttölaitteen yhteyteen kuvaamaan huoneessa olevia osallistujia.
Microsoft Teams yhdistää Officen muut sovellukset pikaviestimen ympärille parantaen työn tehokkuutta ja helpottaen sisäistä viestintää. Tahdotko kuulla lisää Teamsista? Lataa 10-osainen videosarjamme ja tutustu työkaluun!
