Tiedon luokittelu pohjana tietoturvalliselle ja eheälle tiedon säilyttämiselle

Pursuaako yrityksesi arkistot vanhentunutta tietoa? Aiheuttaako GDPR harmaita hiuksia, sillä tietojen pääsynhallintaan ei ole luotettavaa näkyvyyttä? Ovatko tiedon retentio- ja säilytysvaatimukset yksittäisen työntekijän muistin varassa?

Avaimet näiden varsin tyypillisten tiedonhallinnan lukkojen avaamiseen löytyy tiedon luokittelusta. Tässä artikkelissa kerromme, kuinka tiedon luokittelu mahdollistaa tiedon elinkaaren hallinnan ja sujuvoittaa yrityksesi tietotyöläisten arkea.

Tiedon luokittelun hyödyntämätön potentiaali

Kokemuksemme mukaan monissa yrityksissä tiedon luokittelussa on paljon hyödyntämätöntä potentiaalia. Joko tietoa ei luokitella ollenkaan, tai luokittelua ei olla yhdistetty systemaattisiin tiedonhallinnan prosesseihin ja automatisoituihin työnkulkuihin, joilla tehostetaan työtä ja minimoidaan inhimillisen virheen riskiä.

Tarkoitamme tiedon luokittelulla tapaa ryhmitellä tietoja. Luokittelun avulla järjestelmille voidaan kertoa muun muassa tiedon sijaintiin, sisältöön tai tarkoitukseen liittyviä asioita.

Luokittelun pohjalta voidaan luoda sääntöjä, jotka auttavat tiedon tietoturvallisessa käsittelyssä, sen eheyden varmistamisessa ja hallitussa tuhoamisessa. Vain luokittelun avulla tämä kaikki työ voidaan automatisoida, jolloin esimerkiksi dokumentin tuhoaminen säilytysajan jälkeen ei ole enää ihmismuistin varassa, vaan automatisoitu toiminto.

Tiedon luokittelulla varmistat esimerkiksi nämä:

Tiedon säilytysajan ja aktiiviajan luokitteluilla säilytät tiedostoja asiallisesti ja tallennat ne tarpeenmukaisesti.
Määrittämällä tiedolle ehdollisen pääsyn, “salainen” tai “luottamuksellinen” -tunnisteen tai tiedon jakamisen säännön, varmistat, että tietoja voivat käyttää vain tietyt henkilöt.
Tiedon tarkistusajan määrittelyllä ja muokkausoikeuksien rajoittamisella huolehdit, että tieto säilyy eheänä ja ajantasaisena.
Sääntöihin perustuvat älykkäät hälytykset ilmoittavat tiedoissa tapahtuvista muutoksista.

Tätä se vaatii ja näin se tapahtuu

Millaisia luokkia juuri sinun organisaatiosi tarvitsee? Millaisiin työnkulkuihin luokat ja tunnisteet kannattaa liittää?

Tiedon luokittelu ja erityisesti luokkien yhdistäminen automaatioihin on sitä merkityksellisempää tietoturvan ja tiedon eheyden näkökulmasta, mitä enemmän työntekijöitä yrityksessäsi on. Henkilöstömäärän kasvaessa myös tietomassa kasvaa ja tieto sirpaloituu.

Aloita tiedon luokittelu tästä:

Tarvitset tiedon luokittelun työkalun. Esimerkiksi Microsoft-ympäristössä sinun kannattaa tutustua Azure Information Protection -ratkaisuun.
Käytä riittävästi aikaa määrittääksesi millaista luokittelua tarvitsette. Mitä haluatte saada luokittelulla aikaan, mitkä tietoturvaan tai tietosuojaan liittyvät haasteet haluatte varmistaa ja millaisia käyttäjävirheitä haluatte ehkäistä?

Vinkki! Nojaa tiedonhallinnan kumppaniin jo määrittelyvaiheessa. Sillä varmistat, että määrittelyssä huomioidaan kaikki liiketoimintasi kannalta olennaiset luokittelun mahdollisuudet. Osaava kumppani varmistaa myös ratkaisujen skaalautuvuuden liiketoimintasi kasvaessa.
Varsinainen luokittelutyö voi tuntua valtavalta vuorelta kiivettäväksi. Varsinkin, jos käytössä ei ole aikaisemmin ollut tiedonhallinnan ratkaisua. Suosittelemme etenemään askel askeleelta ja aloittamaan esimerkiksi vain uuden tiedon luokittelusta.

Vinkki! Tiedon luokittelun avuksi voi valjastaa tekoälyyn tai koneoppimiseen pohjautuvat ratkaisut, jotka tunnistavat dokumentit esimerkiksi salaiseksi automaattisesti.
Yhdistä luokittelu automatisoituihin työnkulkuihin ja tarkoituksenmukaisiin sääntöihin saavuttaaksesi määrittelyvaiheen tavoitteet tiedon oikeanlaisesta käsittelystä.
Luokittelu ei itsessään takaa vielä mitään. Panosta riittävään käyttäjäkoulutukseen ja kirkasta tiedon luokittelun rooli yrityksenne tiedonhallinnan prosesseissa kaikille nykyisille ja uusille työntekijöille.

Tiedon säilyttäminen on vain pieni osa koko elinkaaren hallintaa – lue lisää

Tiedon luokittelulla ratkaistaan tiedon säilyttämiseen ja käyttöoikeuksiin liittyvät pulmat jopa täysin automaattisesti. Tiedonhallinnan asiantuntijamme avaavat tiedon luokittelun mahdollisuuksia ja tarkentavat onnistunutta tiedon luokittelua uusimmassa oppaassamme. Jos jokin näistä skenaarioista on edes mahdollinen yrityksessäsi, lataa tiedon elinkaaren hallinnan opas ja varmista turvalliset ja älykkäät tiedonhallinnan käytänteet:

Et tiedä luotettavasti kuka avaa tai kopioi tietoja.
Arkaluontoiseen tai luottamukselliseen tietoon saattaa olla pääsy väärällä henkilöllä.
Inhimillisille virheille on tilaa, esimerkiksi luottamuksellisia dokumentteja saatetaan liittää sähköpostin liitetiedostoksi.
Tietojen hallittu tuhoaminen säilytysajan jälkeen on muistin varassa.