Rakennushankkeiden tiedonkulkua voi parantaa Teamsillä

Rakennusala digitalisoituu vauhdilla, jossa heikoimpia hirvittää – oletteko te ottaneet jo kaikki arjen työtä helpottavat työkalut käyttöön? Alan yleisimpiä haasteita on tiedonkulku eri toimijoiden välillä, ja sitä yritetään helpottaa esimerkiksi yhteisillä pilvikansioilla ja erilaisilla pikaviestimillä. Onko se todella tehokasta?

Jos yrityksesi voisi vielä kehittää tiedonkulkua rakennusprojekteissa ja kaipaisi etenkin yhtenäisen ja tietoturvallisen tavan sille, lue eteenpäin. Esittelemme esimerkin, kuinka tiedonkulkua voi sujuvoittaa helposti ja samalla taata, että työmaalla ei tehdä virheitä ainakaan vanhentuneiden tietojen takia.

Jos tieto ei kulje, voi syntyä virheitä ja turhaa työtä

Rakennettiinpa sitten kouluja, kauppakeskuksia, siltoja tai satamia, rakennusyrityksillä on erittäin todennäköisesti useita yhteistyötahoja kussakin projektissa. Suunnittelijat, toimittajat, alihankkijat, urakoitsijat...

Tiedon jakamiseen ja säilyttämiseen liittyvät käytännöt ja välineet ovat kirjavia – jopa yrityksen sisällä saattaa olla jokaisella projektilla erilaiset välineet ja tavat. Ratkaisuja esimerkiksi tiedonvälittämiseen keksitään lennosta sen sijaan, että niille luotaisiin omat toimintamallit.

Seuraukset ovat esimerkiksi tällaisia:

• Ajantasaisin tieto ei saavuta jokaista ja työtä päädytään tekemään vanhentuneen tiedon pohjalta. Seuraa virheitä ja etenemistä hidastavia muutoksia.
• Työaikaa kuluu tiedon jakamiseen ja tuplavarmistuksiin.
• Tietoturvariskit kasvavat – kuinka varmistetaan, että oikeilla ihmisillä on pääsy oikeaan tietoon oikeaan aikaan, mutta ei mihinkään muuhun?
• Hankkeen aikataulussa ja budjetissa on vaikeampaa pysyä.

Näin rakennusprojektien tiedonkulun voi järjestää – projektikohtainen Microsoft Teams -tiimi

Tiedonkulun voi mahdollistaa monella tavalla. Eräs hyväksi, vakaaksi ja liikkuvassakin työssä toimivaksi todettu väline on Microsoft Teams.

Rakennusprojektia varten voi luoda oman Microsoft Teams -tiimin, jolloin kaikki kommunikaatio on yhdessä paikassa. Teamsissä onnistuu niin viestittely kuin tiedostojen jakaminen. Tällä tavoin tuorein tieto on aina kaikkien saatavilla. 

Alkuun Microsoft Teamsin kanssa pääset tämän videosarjan avulla.

Teamsiä voi käyttää niin rakennustoimiston tietokoneilta, työmaakonttien yhteiskäyttölaitteilta ja työntekijöiden henkilökohtaisilta mobiililaitteilta. Myös ulkopuolisia käyttäjiä voi kutsua vierailijoiksi tiimiin. Vaikka aliurakoitsijat eivät siis itse omassa organisaatiossaan käyttäisi Microsoft 365 -palveluita, se ei ole este MS Teamsin käytölle rakennushankkeessa.

Muista, että välineestä riippumatta teidän on sovittava yhteiset pelisäännöt, miten mitäkin työkalua käytetään ja minkä tiedon jakamiseen. Ohjeista tarvittaessa yhteistyökumppaneita, jotta heillä on taito ja varmuus käyttää valitsemaanne viestintävälinettä.

Tiedonkulku ja muut rakennushankkeiden haasteet ratkaistaan tehokkaasti IT:stä käsin

Kuinka IT voi vauhdittaa ja tehostaa rakennusliikkeen toimintaa, urakoitsijoita ja alihankkijoita myöten? Miten huolehditaan liikkuvan työn tietoturvasta ja mobiililaitteiden hallinnasta? Mitä yrityksesi voisi vielä digitalisoida?

Lataa Rakennusliikkeen IT-johtajan käsikirja ja löydä vastaukset näihin kysymyksiin.