Pahimmassa tapauksessa epäonnistunut IT-ulkoistus voi heikentää yrityksen kilpailukykyä. Sen vuoksi kilpailutusprosessiin kannattaakin panostaa. Kilpailutuksessa epäonnistutaan, jos IT-ympäristön nykytila ei ole tiedossa tai jos yrityksessä ei tiedetä mitä palveluita IT-kumppanille tahdotaan ulkoistaa. Myös tarjousten vertailu muodostaa merkittävän pullonkaulan kilpailutuksessa. Tahdotko onnistua kilpailutuksessa kerralla? Tässä artikkelissa on kaikki, mitä sinun täytyy tietää IT-kilpailuttamisesta.
ICT-infra on modernin liiketoimintaympäristön ydin. Se parhaimmassa tapauksessa mahdollistaa uudet liiketoimintamallit ja yrityksen tehokkaan toiminnan. Toisaalta vanhentunut ICT-ympäristö voi myös hidastaa yrityksen kasvua ja heikentää sen kilpailukykyä. Siksi onkin fiksua ulkoistaa yrityksen IT-ympäristön ylläpito ja kehittäminen. Etenkin kasvavissa yrityksissä ulkoistuksen avulla voidaan vapauttaa organisaation sisäisiä resursseja yrityksen ydintoiminnan kehittämiseen ilman, että IT-infran toimintavarmuus heikkenee.
Liiketoimintaprosessien kehittämisen kannalta IT-kumppanin valinta onkin yksi yrityksen kriittisimmistä päätöksistä. Kumppanin asiantuntijuudesta tulee saada varmuus ja yhteistyön täytyy tuntua jouhevalta. Pahimmassa tapauksessa ulkoistuksesta huolimatta organisaation kehittyminen hidastuu tai vaikeutuu liian pienen tai osaamattoman palveluntarjoajan vuoksi. Tämän sudenkuopan voi välttää kiinnittämällä huomiota kumppanin kokoon ja sen erityisosaamisalueisiin.
Kumppanin koko onkin yksi merkittävimmistä tekijöistä. Liian pienellä toimijalla ei välttämättä ole tarpeeksi osaamista tai resursseja laajan tuotantoyrityksen ICT-infran ylläpitoon. Jos kaikki IT-kumppanin aika kuluu ICT-ylläpidon rutiinitehtäviin, infran proaktiivinen kehittäminen jää vähemmälle huomiolle. Tämä puolestaan voi hidastaa koko organisaation kehittymistä
Toisaalta monet pk-yritykset kärsivät myös liian suuren IT-kumppanin valinnasta. Tällöin yhteistyötä varjostaa tietynlainen joustamattomuus ja hitaus.
IT:n kokonaisvaltainen ulkoistaminen on tehokasta sekä kustannus- että yhteistyönäkökulmasta. Kun yksi kumppani vastaa koko IT-infrasta, on sen kehittäminenkin helpompaa. Tällöin ympäristö ja ennen kaikkea yrityksen liiketoiminta on kehittäjälle tuttu.
Lisäksi yhden kumppanin kanssa työnjako on selkeä. Jos IT-palvelut on hajautettu useammalle toimijalle, voi vastuunkantajan löytäminen olla toisinaan vaikeaa.
IT-palveluntarjoajien tarjouksia voi olla haastavaa vertailla. Jos tarjoukset on annettu eri lähtötiedoilla tai tarjouksella ei olla huomioitu kaikkia tarvittavia palveluita, palvelun hinta voi nousta yllättäen myös tarjouskierrosten jälkeen. Halvimpaan tarjoukseen voi siis muodostua huomattavat lisäkustannukset kun huomataankin, ettei palvelusopimus kata kaikkia asiakkaan tarvitsemia palveluita.
Miten sitten toimia, jos ei ole aivan varma sopivasta palvelukokonaisuudesta? Voi olla hyvä ajatus tehdä tai tilata IT-ympäristön kartoitus ennen ulkoistamista. Näin tarjouspyyntöjen tukena on tarkka kuvaus yrityksen ICT-infran nykytilasta. Myös Triuvare tarjoaa ICT-infran nykytila-analyyseja. Ne eivät sido yrityksiä ostamaan palveluita, vaan analyysin kanssa voi mennä myös muiden palveluntarjoajien luokse.
IT-kilpailutusprosessiin kannattaa varata riittävästi aikaa. Huolellisesti tehdystä tarvekartoituksesta on merkittävästi apua. Lisäksi kannattaa istua alas eri yrityksen funktioiden kanssa ja kartoittaa millaista palvelua tai tukea eri osastoilla tarvitaan IT-asioissa.
Tutustu Triuvaren oppaisiin ja artikkeleihin! Maksuttomat materiaalimme auttavat sinua kilpailutusprosessissa. Aloita esimerkiksi lukemalla IT-kilpailuttamisen oppaamme. Lataa myös maksuton checklist. Se tukee sinua kun mietit, millaisen palvelukokonaisuuden tahdotte ulkoistaa. Itse kilpailutukseen suosittelemme tarjouspyyntöpohjaamme. Sen avulla varmistat, että jokainen palveluntarjoaja esittää oman tarjouksensa samoihin lähtötietoihin perustuen.