Etsitkö ratkaisuja etätyöskentelyn tehostamiseen?

Etätyöskentelyn määrä oli kasvussa jo aikaisemmin, mutta viimeistään nyt siitä on tullut uusi normaali. Tehokkaan etätyön vaatimuksia ei kuitata pelkällä läppärillä, vaan tehokas työ vaatii hyvin suunnitellut etäyhteydet, sekä sisäistä että ulkoista kommunikointia tukevat työkalut, ja etätyökulttuurin, joka auttaa jokaista onnistumaan. Tässä blogiartikkelissa kerromme Triuvaren vinkit onnistuneeseen etätyöskentelyyn niin ICT-infran kuin yrityskulttuurin näkökulmasta.

#1 Varmista tietoturvallisuus ja pääsy VPN-yhteyksillä

Pääsääntöisesti yritysten ICT-infra mahdollistaa etätyöskentelyn, eikä se ole vaatinut yrityksiltä sen suurempia muutoksia itse ympäristöön. Pilvipalvelut ovat luonnollisesti aina saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Lisäksi useimpiin liiketoimintasovelluksiin pääsee käsiksi VPN-yhteyden avulla.

Onko yrityksemme ICT-infra valmis etätyöhön?

Onko kaikilla työntekijöillä käytössään tarvitsemansa laitteet kotitoimistoilla?
Pääsevätkö työntekijät kotoaan käsin tarvitsemiinsa tiedostoihin ja sovelluksiin?
Sijaitseeko tiedostonne ja palvelunne pilvipalveluissa, tai onko yrityksenne käytössä laitteet, jotka tukevat VPN-yhteyksiä?

Harvoissa yrityksissä ICT-infraan tarvitsee tehdä muutoksia etätyön kasvaessa. Sen sijaan etätyön mahdollistavien yhteyksien kanssa voi tulla kapasiteettiongelmia, mikä heijastuu työntekijöille hitaina yhteyksinä ja työn tehottomuutena.

Esimerkiksi niin sanotussa VPN-tunnelissa voi olla nyt ruuhkaa, kun tavallisen kymmenen etäilijän sijaan kaikki yrityksen 200 työntekijää yrittävät kirjautua yrityksen verkkoon ja sovelluksiin. Tämä haaste on kuitenkin selätettävissä hyvin nopeastikin, muuttamalla VPN-yhteyden toimintalogiikkaa.

Haluatko lisätietoja tai apuja VPN-yhteyksien kanssa? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme!

Tiesitkö?

Useimmiten yritysten VPN-yhteydet rakennetaan niin sanotulla full tunnel -tekniikalla. Silloin käytännössä kaikki etätyöskentelijän verkkoliikenne ohjataan yrityksen VPN-tunnelin läpi. Tämä toteutustapa on tietoturvallinen, mutta voi aiheuttaa haasteita, jos yrityksen verkon lisäksi työntekijän tulee saada yhteys esimerkiksi kotiverkossa olevaan tulostimeen.

Toteutuksen voi rakentaa myös kevyemmin, eli tällöin VPN-tunnelin läpi ohjataan vain se liikenne, joka kohdistuu yrityksen resursseihin, kuten verkkolevyille ja tiedostoihin. Tämä vapauttaa VPN:n kapasiteettia, mutta toisaalta lisää tietoturvariskejä.

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme halutessasi lisätietoa VPN-yhteyksistä ja -suunnittelusta.

VPN-yhteydet parantavat osaltaan etätyöskentelyn tietoturvaa, mutta mikään taikatyökalu se ei kuitenkaan ole. Etätyöskentelyssä tietoturvaan tulee kiinnittää huomiota muun muassa fyysisen tietoturvan suhteen.

Lue blogistamme 13 tärkeintä yrityksen tietoturvaohjetta, joiden tulisi toteutua myös etätyöskentelyssä: Mitä jokaisen toimitusjohtajan tulee tietää tietoturvasta?

#2 Vahvista etätyöskentelykulttuuria yrityksessä

Jopa ICT-infran teknistä toteutusta suurempi merkitys etätyöskentelyn tehokkuuteen on yrityksen kulttuurilla. Mahdollistaako ja tukeeko yrityskulttuuri etätyöskentelyä, vai joudutaanko yrityksessä uudistamaan toimintamalleja ja käytänteitä uuden tilanteen edessä?

Kiinnitä huomiota erityisesti näihin asioihin yrityksenne etätyökulttuurissa:

Koulutukset ja ohjeistukset
Sisäinen viestintä ja palaverit
Etäkokoukset asiakaspalvelussa ja myynnissä

Skypen uudistumisen myötä useimmissa yrityksissä hyödynnetään nyt Microsoft Teamsia yrityksen videoneuvotteluohjelmana. Teams on kuitenkin todellisuudessa huomattavasti pelkkiä videoneuvotteluja laajempi työkalu. Se mahdollistaa esimerkiksi juuri etätyön lisääntyessä tehokkaan tiimiviestinnän, projektin hallinnan ja kommunikoinnin. Juuri tämän takia uusien ohjelmistojen jalkauttamisessa riittävä käyttökoulutus on merkittävässä roolissa.

Haluatko saada kaiken hyödyn irti työkalusta? Lataa 10-osainen Microsoft Teamsin alkeet -videosarjamme tai ota yhteyttä asiantuntijoihimme halutessasi räätälöidyn käyttökoulutuksen organisaatiollesi.

Koulutuksen jälkeen on tärkeää tehdä työkalut tutuksi myös toimintamallien uudistamisen kautta. Jotta etäkokoukset tulisivat tutuiksi, niitä kannattaa hyödyntää myös sisäisissä palavereissa. Kouluttaminen, kannustaminen ja sitä kautta tulevat kokemukset tehostavat etätyöskentelyä myös pitkällä aikavälillä. Investoiminen tehokkaaseen etätyöskentelyyn on hyvä idea, sillä etätyön määrä tulee lisääntymään organisaatioissa varmasti myös poikkeusolojen jälkeen.

#3 Rakenna kotitoimistosta ergonominen ja toimiva

Kotitoimistot paljastavat nopeasti etätyökulttuurin tason. Yritysten arvoihin nostetaan yhä useammin hyvä työntekijäkokemus, joten nyt on yrityksillä hyvä paikka lunastaa arvolupaukset ja kiinnittää huomiota henkilöstönsä työntekoa tukeviin välineisiin myös etätyössä.

Muistilista kotitoimistolle

Ergonominen työpiste
Kotitoimistoja on yhtä monta kuin on kotejakin. Kaikkiin kotikonttoreihin sähköpöytä ei välttämättä mahdu, mutta työergonomiaa voi parantaa yksinkertaisilla vinkeillä. Työnantaja voi tukea niin apuvälineiden kuin riittävän ohjeistuksen avulla työntekijöidensä ergonomiaa.

Riittävät laitteet ja välineet
Jos toimistolla on tottunut tekemään töitä suuren näytön edessä, ja käyttämään erillistä hiirtä ja näppäimistöä, tulee pelkällä läppärillä työskentelystä pidemmässä juoksussa hyvin tehotonta. Pelkällä läppärillä ei siis kuitata etätyölaitteiden listaa, vaan etenkin pidempien etätyöjaksojen ajaksi työntekijän mukaan kannattaa pakata ainakin erillinen, isompi näyttö, näppäimistö ja hiiri.

Headsetit eivät ole vain etäkokouksia varten
Olemme kaikki olleet niissä etäkokouksissa, joissa työkaverin suunnalta kuuluu kodin ja elämisen ääniä tai epämiellyttävää kaikua. Headsetit eivät siis ole vain työntekijän etu, vaan sillä parannetaan etäkokouksen laatua merkittävästi. Hyvät headsetit kannattaa pakata ainakin jokaisen asiakasrajapinnassa työskentelevän matkaan asiakaskokemuksen varmistamiseksi.

Vinkki: Vastamelukuulokkeita kannattaa käyttää kotitoimistolla myös kokousten ulkopuolella. Vastamelukuulokkeet yhdistettynä keskittymistä boostaavien soittolistojen kuunteluun auttavat erityisesti silloin, kun kotitoimistolla on paikalla myös muita, mutta työ vaatisi erityistä keskittymistä.

Yritysten edustajien on hyvä muistaa, että vaikka satsaukset etätoimistojen varusteisiin tehtäisiinkin poikkeustilan vallitessa, ne tulevat tukemaan ja tehostamaan työntekoa myös sen jälkeen. Hyvät etäyhteydet ja laitteet tulevat helpottamaan työntekoa kotona myös myöhemmässä vaiheessa esimerkiksi sairasta lasta hoitaessa.

Haluatko lisää apua yrityksenne etätyöskentelyn tueksi?

Lataa maksuton videosarjamme, jossa asiantuntijamme Jarno Mäkelä opastaa Microsoft Teams -työkalun tehokkaampaan käyttöön. 10-osainen video-ohjeistuksemme keskittyy erityisesti sisäisen viestinnän ja videokokousten ominaisuuksiin.

Lataa videosarja sähköpostiisi ja vinkkaa kaverillesi!