Hallitaanko yrityksenne tietoa digitaalisessa ympäristössä? Tiedon määrä kasvaa yrityksissä jatkuvasti samalla kun tietoon kohdistuu uusia vaatimuksia esimerkiksi tietosuojan ja -turvan näkökulmista. Tiedon haltuunotto vaatii yritykseltä isoa ponnistusta, mutta kertaprojektia siitä ei kannata tai voi ottaa. Tässä blogiartikkelissa kerromme, miten todennäköisesti jo käytössäsi olevilla tuotteilla tiedonhallintaa voi lähteä rakentamaan porras portaalta.
Haluatko ensin kerrata, mitä tiedonhallinta pitää sisällään? Lataa asiantuntijaoppaamme yrityksen tietojen luokitteluun ja hallintaan.
Todennäköisesti tiedonhallintaan liittyviä toiminnallisuuksia ja mahdollisuuksia löytyy jo nykyisestä Microsoft-lisenssistäsi. Microsoft 356 Business Standard -lisenssillä voidaan rakentaa jo kevyitä toteutuksia esimerkiksi sopimusten tai muiden asiakirjojen hallintaan. Kehittyneemmät ja tekoälyä hyödyntävät teknologiat maksavat itsensä takaisin sitä nopeammin mitä enemmän tietoa on, mitä kriittisempää se on ja mitä useampi henkilö hyödyntää sitä.
|
Kevyt sopimuspankki Microsoft 365 Business Standard -lisenssillä Triuvaren asiantuntijat auttoivat määrittelemään ensin tiedon – eli sopimusten – luokittelun tarpeen. Suurin aika projektissa kului kuitenkin siihen, että asiakkaan asiantuntijat kävivät jokaisen sopimuksen yksitellen läpi, ja luokittelivat ne yhdessä sovitun mallin mukaan. Malli dokumentoitiin ja käytiin läpi tarkasti kaikkien loppukäyttäjien kanssa. Luokkien lisäksi sopimusten hallintaa helpotettiin vielä muistutuksilla. Nyt asiakasvastaavat saavat hälytyksen esimerkiksi pian umpeutuvista sopimuksista. Tekninen toteutus rakennettiin asiakkaalla jo käytössä olevalla Microsoft 365 Business Standard -lisenssillä. |
Siinä missä Business Standard -tason lisenssillä tiedonhallinta on vielä hyvin manuaalista, Microsoft 365 Business Premium tarjoaa jo enemmän vaihtoehtoja prosessien osittaiseen automatisointiin. Kokemuksemme mukaan Business Premium -tason lisenssillä pääsee jo hyvän matkaa etenemään tiedonhallinnan matkaa.
Tiedon luokittelua voi ajatella leimana, joka annetaan tiedolle. Business Premium -tason lisenssi mahdollistaa näiden leimojen hyödyntämisen esimerkiksi pitokäytäntöjen ja turvaluokkien asettamisessa, sekä niihin liittyvissä työn kuluissa. Tällaiset toiminnallisuudet hyödyttävät erityisesti taloushallintoa, mutta myös laajasti sellaisia toimialoja, joihin liittyy paljon lainsäädäntöä tiedonhallinnan osalta.
Microsoft 365 Enterprise E5 -lisenssi tarjoaa tuoteperheestä kaikkein edistyksellisimmät tiedonhallinnan ratkaisut. Tiedonhallinnan ominaisuuksien taustalle tulee tekoälyä ja koneoppimista, jolloin tiedonhallinta voidaan automatisoida yhä laajemmin. Datan määrän kasvaessa erityisesti suuremmat yritykset hyötyvät siitä, että tekoäly oppii, millä logiikalla tietoa luokitellaan ja määritellään. Silloin ihmisen ei tarvitse enää manuaalisesti luokitella tietoa tai dokumentteja, vaan kone auttaa ihmistä.
Yritykselläsi on varmasti suuri määrä tietoa jo nyt, ja uutta syntyy päivittäin – jopa tunneittain. Siksi tiedonhallintaa ei kannata ajatella projektina, vaan prosessina, jota kehitetään tarvelähtöisesti ja porras portaalta. Se ei luultavasti koskaan tule valmiiksi.
Suosittelemmekin rakentamaan aina ison kuvan tiekartan tiedonhallinnan jatkuvan kehittämisen tueksi. Aloita määrittelemällä tarkkaan millä tasolla yrityksesi tiedonhallinta on nyt. Määrittele sitten ihannetila: Miltä tiedonhallinta voisi parhaimmillaan yrityksessäsi näyttää? Palastele matka nykytilasta tulevaisuuteen sopivan kokoisiksi portaiksi, jotta ette nuupahda valtaisan kehitysprojektin alle.
|
Mitä tiedonhallinnan tiekartan rakentamisessa kannattaa huomioida? Tietyt toimialat ovat vahvasti säädeltyjä ja viime vuosina myös henkilötietoihin liittyvät vaatimukset ovat tulleet varmasti jokaiselle tutuksi. Jos siis sinun yrityksesi tai asiakkaasi toimivat vahvasti säännellyillä toimialoilla tai tiiviisti henkilötietojen kanssa, voit odottaa tiedonhallintaan liittyvien vaatimusten kiristyvän tulevaisuudessa. |
Tiedonhallinnan kehittämiseen liittyy kaksi sudenkuoppaa. Ensimmäinen sudenkuoppa syntyy liian suuresta projektista ja toinen liittyy sisäisten resurssien saatavuuteen.
Esimerkiksi tiedon luokittelu vaatii aina yrityksesi asiantuntijoiden aikaa riippumatta siitä, luokitteletteko olemassa olevat tiedot manuaalisesti vai tekoälyä hyödyntäen. Vain asiantuntijanne tietävät, millaisesta tiedosta on kyse, kuinka kriittistä se on, ja kuinka se yrityksenne tiedon luokittelumallin mukaan kuuluisi leimata. Tekoälyä voi hyödyntää tiedon luokittelussa, mutta jonkun täytyy ensin opettaa se. Jos asiantuntijoillanne ei ole mahdollisuutta osallistua tiedonhallinnan projektiin, se kannattaa priorisoida uudelleen.
Tunnemme tiedonhallinnan maailman ja erityisesti Microsoft-tuotteiden laajat mahdollisuudet. Varaa 30 minuutin mittainen keskustelu tiedonhallinnan asiantuntijoidemme kanssa, ja käydään yhdessä läpi yrityksenne tiedonhallinnan haasteet ja mahdollisuudet.