Monen kasvuyrityksen toiminta on vahvasti digitalisoitunutta. Tämän vuoksi on tärkeää, että yrityksen IT-ympäristö toimii niin arkena kuin viikonloppuna. Tässä blogissa kerromme, miten kasvuyritykset voivat selättää neljä tyypillisintä IT:n aiheuttamaa pullonkaulaa. Lisätietoja saat myös kasvuyrityksille suunnatusta IT-oppaasta. Hyviä lukuhetkiä!
1. IT-hankintoja tehdään vain nykytilan perusteella
Erityisesti voimakkaassa kasvussa olevissa yrityksissä IT-hankintoja tulee aina peilata yrityksen kasvustrategiaan. Kasvua tukevilla valinnoilla mahdollistetaan yrityksen kasvu ja kyky reagoida nopeasti liiketoiminnan muutoksiin.
Mitä hyötyä on pitkän tähtäimen IT-suunnittelusta?
- Vältetään turhia investointeja ja työtunteja
- Mahdollistetaan ketteryys ja joustavuus, eli nopea reagointi yrityksen muuttuviin tarpeisiin
- Pidetään ovet avoinna tulevaisuuden kasvulle, ei kahliuduta nykytilaan
Esimerkiksi laitehankinnoissa tai palvelinratkaisuissa pelkän nykytilan perusteella tehdyt hankinnat kostautuvat usein erityisesti kasvuyrityksille. IT-ympäristön tulisikin tukea yrityksen nykytarpeiden lisäksi sen pitkän aikavälin tavoitteita. Kasvuyritysten IT-ympäristön yksi tärkeimmistä ominaisuuksista on skaalautuvuus, mikä kannattaakin pitää mielessä yrityksen IT:tä suunniteltaessa.
2. Käyttäjähallintaa ei ole keskitetty
Monet kasvuyritykset saattavat turvautua vapaa-ajallakin käytössä oleviin sähköpostiosoitteisiin työasioiden hoitamisessa. Nämä henkilökohtaiset sähköpostitilit ovat kuitenkin huomattava tietoturvariski. Lisäksi tällaisia tilejä ei tietenkään pystytä hallinnoimaan keskitetysti. Keskitetty käyttäjähallinta parantaa yrityksen tietoturvaa ja tehostaa yrityksen sisäisiä prosesseja. Käyttäjähallinta mahdollistaa myös pääsynhallinnan keskittämisen.
Tavallisesti juuri pääsynhallinnan suhteen tehdään kasvuyrityksissä pelkkään nykytilaan perustuvia ratkaisuja. Esimerkiksi monen kasvuyrityksen markkinointi tai taloushallinto henkilöityy vahvasti vain yhteen työntekijään. Tällöin henkilölle saatetaan myöntää käyttöoikeudet hänen henkilökohtaisen tunnuksen perusteella. Tulevaisuuden kannalta kannattavampaa olisi kuitenkin rakentaa pääsynhallinta ryhmäperusteisesti. Tällöin ryhmiin liitetyt käyttäjät saavat automaattisesti oikeudet tarvitsemiinsa järjestelmiin, mikä tehostaa käyttäjä- ja pääsynhallintaa henkilöstömäärän kasvaessa.
3. IT-ympäristö ei ole dokumentoitu
Selkeästä ja hyvästä IT-dokumentaatiosta kannattaa tehdä rutiini, jolloin sormi ei mene suuhun esimerkiksi yrityksen ensimmäisen suuremman IT-hankkeen yhteydessä. IT-ympäristön dokumentaatiosta on hyötyä sekä päivittäisessä ylläpidossa että suuremmissa kehityshankkeissa. Dokumentaatio on myös tärkeä työkalu esimerkiksi uuden IT-päällikön tai -kumppanin perehdytyksessä.
IT-dokumentaation on syytä olla kumppanista riippumatta aina yrityksen omaisuutta ja yrityksen hallittavissa. Tällöin esimerkiksi IT-kumppanin vaihto tai uusien järjestelmätoimittajien perehdyttäminen helpottuu, kun yrityksellä on pääsy tarvittaviin tietoihin.
Hyvä IT-dokumentaatio sisältää:
- Loogisen ja fyysisen verkkokaavion
- Järjestelmäkartan
- Järjestelmälistauksen
- Laitetiedot
- Tarvittavat hallintatunnukset
Mitä nämä tarkoittavat käytännössä? Lataa Kasvuyrityksen IT-opas. Oppaasta saat lisätietoa IT-dokumentaation hyödyistä. Lisäksi kerromme tarkemmin, mitä hyvään IT-dokumentaatioon sisältyy.
4. Ylläpitoon ei ole varattu riittäviä resursseja
IT:n kehittäminen ei kuitenkaan ole pelkkää pitkän tähtäimen suunnittelua. Se vaatii myös jatkuvaa ylläpitoa, jolla taataan turvallinen ja toimiva IT-infra. Ylläpidon rutiineihin sisältyvät mm. laitteistojen huollot ja päivitykset sekä sovelluspäivitykset. Tehtävää on paljon, sillä aikaa pitäisi jäädä myös IT-ympäristön kehittämiselle sekä tietoturvan varmistamiselle. Siksi monen kasvuyrityksen kannattaakin keskittyä yrityksen liiketoiminnan kehittämiseen ja valita osaava kumppani IT:n tueksi.
Osaava IT-kumppani tukee kasvuyritystä monipuolisesti. Monessa yrityksessä IT on joko jaettu osaksi useamman henkilön työtehtäviä tai vastuutettu vain yhdelle henkilölle. Tällöin resurssit ja osaaminen jäävät luonnollisesti kokonaista asiantuntijatiimiä pienemmiksi.
Haluatko lisätietoja?
Monen kasvuyrityksen toiminta perustuu toimivaan IT-ympäristöön. Siksi kokosimmekin yksiin kansiin Kasvuyrityksen IT-oppaan. Oppaasta löytyy asiantuntijoidemme vinkit yritysten IT-ympäristön suunnitteluun ja kehittämiseen erityisesti kasvuyritysten erityispiirteet huomioiden!
